In molte aziende il cambio di gestionale si decide in autunno e parte il 1° gennaio. Fra le due date l’amministrazione chiude l’esercizio sul vecchio sistema e, nelle stesse settimane, prepara i dati per quello nuovo. Lo scadenziario vive spesso in un foglio Excel, i cespiti in un file del commercialista, le anagrafiche in un archivio che ha attraversato due o tre programmi. La configurazione delle maschere richiede qualche giornata, mentre la preparazione dei dati occupa mesi: è questa seconda attività a fissare il calendario del progetto.
Che cosa passa dal vecchio al nuovo gestionale?
Passano anagrafiche, piano dei conti, partite aperte e cespiti con il saldo iniziale; lo storico dei movimenti si importa solo per gli anni che servono.
Le anagrafiche passano per prime. Si trasferiscono con una mappatura dei campi: per ogni dato del vecchio sistema si stabilisce la sua posizione nel nuovo. Nei progetti di cambio di gestionale che Aesir segue la sequenza è di norma la stessa. Prima un import di prova, poi il controllo di saldi e scadenze, infine l’import definitivo a ridosso dell’avvio, che recupera le registrazioni fatte nel frattempo. Le correzioni apportate fra la prova e l’import finale ai dati già trasferiti vanno ripetute, perché l’import definitivo le sovrascrive. Conviene quindi congelare le anagrafiche per qualche giorno prima del passaggio.
Un archivio clienti che risale alla fine degli anni Novanta porta con sé codici SDI mancanti, partite IVA cessate e articoli fuori produzione. L’import è il momento giusto per completare i dati e per bloccare gli articoli obsoleti, oppure per assegnare loro una data di validità, senza cancellarli.
Il piano dei conti decide come si aprono i saldi
La scelta che pesa di più in un cambio di gestionale riguarda il piano dei conti. Chi lo ha costruito in anni di lavoro tende a volerlo conservare. La richiesta ha una ragione concreta: con gli stessi conti nei due sistemi, i saldi di chiusura del vecchio diventano quelli di apertura del nuovo senza conversioni.
Il piano standard del nuovo gestionale offre però un vantaggio che si apprezza nel tempo. Viene aggiornato con le norme e sostiene gli automatismi del software, compresa la riclassificazione CEE del bilancio. Per questo il commercialista, quando partecipa alla scelta, spesso lo preferisce. Con il piano standard i codici cambiano, e il passaggio dei saldi richiede una tabella di corrispondenza fra vecchi e nuovi conti.
Nei progetti seguiti da Aesir si adotta spesso una via intermedia: l’azienda riceve il piano standard, evidenzia i conti che usa e chiede le modifiche necessarie, mentre i conti superflui si nascondono senza essere cancellati. La decisione va presa all’inizio, insieme a causali e codici IVA, perché il resto della configurazione si appoggia su queste tre scelte.
C’è poi un vincolo di calendario. I saldi del vecchio sistema diventano definitivi solo a bilancio chiuso, diversi mesi dopo il 1° gennaio. L’impostazione più ordinata prevede un’apertura con saldi provvisori all’avvio e la registrazione dei saldi definitivi dopo l’approvazione. Nel frattempo il vecchio gestionale resta attivo per chiudere l’esercizio.
Una migrazione già vissuta cambia il modo di impostare la successiva
Un’azienda familiare di circa venti persone, organizzata in tre divisioni, aveva già cambiato gestionale una volta. In quel passaggio aveva conservato il vecchio piano dei conti e riportato i saldi a mano, un lavoro che la responsabile amministrativa ricorda come una sofferenza. Le anagrafiche risalivano a circa trent’anni prima e avevano attraversato più sistemi, tanto che alcuni clienti erano ancora privi del codice SDI.
Per il secondo cambio di gestionale, questa volta verso Business Experience, i vincoli erano due. I mesi da luglio a dicembre erano i più carichi dell’anno, e l’amministrazione poteva dedicare al lavoro al massimo mezza giornata alla settimana. Pesava anche un timore preciso: che il vecchio sistema venisse spento il 31 dicembre, con l’esercizio ancora da chiudere.
In analisi è emerso che la conservazione del vecchio piano dei conti avrebbe fatto perdere buona parte degli automatismi del nuovo gestionale. Il commercialista, consultato, ha indicato il piano standard. L’amministrazione ha così evidenziato i conti in uso e ha rivisto con Aesir causali e codici IVA. L’import delle anagrafiche, con la pulizia dei dati mancanti, è andato in calendario per l’estate, la configurazione per settembre.
Il vecchio gestionale aveva una licenza perpetua e resta consultabile per chiudere l’esercizio: il timore dello spegnimento è caduto. L’avvio è fissato al 1° gennaio con saldi provvisori, mentre quelli definitivi arriveranno con il bilancio approvato, in primavera. Il lavoro sui saldi si sposta così dalla trascrizione manuale alla tabella di corrispondenza fra i conti. La tabella si costruisce durante la configurazione, lontano dalla chiusura dell’anno.
Insight: nel cambio di gestionale l’ultimo bilancio sul vecchio sistema si chiude in primavera, quando il nuovo lavora già da mesi. Per questo il piano dei conti si sceglie prima dell’avvio, insieme al commercialista che preparerà quel bilancio.
Come si porta nel nuovo sistema uno scadenziario tenuto su Excel?
Dall’avvio le scadenze nascono dalle fatture registrate; per il pregresso si importano da Excel le partite aperte, con il codice del nuovo sistema.
In un’azienda metalmeccanica che lavora conto terzi su disegno, con due utenti contemporanei sul gestionale, lo scadenziario non era mai stato tenuto a sistema. Stava in un file Excel e su fogli stampati, e il controllo degli incassi avveniva in banca circa una volta alla settimana. L’amministrazione considerava improponibile ricostruirlo a mano in vista del cambio di gestionale. Durante la dimostrazione ha indicato il rischio principale: un errore di trascrizione su una data di scadenza si commette in un attimo.
Per il pregresso si può tenere il file Excel fino all’esaurimento delle partite, registrare le fatture ancora aperte al 31 dicembre, oppure importare le sole scadenze. L’import richiede un formato fisso, con scadenza, conto e anno della partita, e il codice cliente o fornitore già attribuito nel nuovo sistema. Business Experience accetta l’incolla da Excel su qualsiasi griglia, a patto che le colonne seguano l’ordine atteso. Un’apertura dei conti, in ogni caso, va registrata.
Nella stessa dimostrazione l’amministrazione ha visto anche l’altra metà del problema, cioè sapere chi ha pagato. Lo strumento di riconciliazione bancaria automatica scarica i movimenti con un accesso in sola consultazione, mai dispositivo, e li abbina alle fatture tramite parole chiave impostate per ciascuna banca.
Ordini con IVA e ordini in esenzione per lo stesso cliente
Un secondo punto riguardava i clienti con dichiarazione d’intento: i DDT con IVA e quelli in esenzione dello stesso cliente finivano nella stessa fattura. In Business Experience la condizione fiscale si imposta sull’ordine e passa a tutti i documenti collegati. La fatturazione riepilogativa separa poi in fatture distinte i documenti con condizioni fiscali, pagamenti o banche diverse, e una fatturazione di prova permette di controllare il risultato prima dell’emissione. I requisiti della dichiarazione d’intento sono riassunti nella scheda dell’Agenzia delle Entrate.
In quella trattativa il tema che ha pesato di più è stato l’integrazione con il software CAD che alimenta gli ordini di produzione. Il passo successivo è un incontro tecnico con il suo fornitore per definire un database di frontiera. Questo archivio intermedio scambia i dati fra i due programmi senza dare a nessuno dei due l’accesso diretto all’altro.
I cespiti gestiti dal commercialista su Excel si possono importare?
Sì: per ogni bene si crea la scheda cespite con descrizione, categoria e saldo iniziale all’import, e il commercialista valida le percentuali proposte.
Il gestionale ricava la percentuale di ammortamento dalle tabelle ministeriali collegate alla categoria del bene e alla classificazione dell’azienda. Le percentuali preimpostate si stampano, e il commercialista le conferma o le corregge prima del primo calcolo. Per i beni del primo anno si sceglie l’ammortamento al 50% oppure al 100%.
Dopo l’avvio i nuovi beni entrano dalla fattura di acquisto: una causale dedicata apre la scheda del cespite al momento della registrazione. Il calcolo si lancia in corso d’anno o a fine esercizio, con movimenti provvisori fino alla conferma, e il registro dei beni ammortizzabili si stampa per categoria. Il file del commercialista smette così di essere l’unica fonte, e lo studio riceve dati già ordinati.
Cambio di gestionale: le verifiche da chiudere entro novembre
Quanto lavoro richiede all’azienda
Per aziende con due o tre postazioni, le stime recenti di configurazione e formazione vanno da otto a quattordici giornate, da confermare con l’analisi iniziale. Il carico interno è un’altra misura. Nell’azienda familiare descritta sopra, la responsabile amministrativa ha messo a disposizione mezza giornata alla settimana da fine giugno, con l’obiettivo di una configurazione pronta a settembre e dell’avvio a gennaio. La pulizia delle anagrafiche e l’estrazione delle partite aperte pesano soprattutto sul personale interno, perché solo chi usa quei dati ogni giorno sa quali conservare.
Dove si trovano i dati prima del passaggio
La tabella riassume dove si trovano di solito i dati prima del passaggio e come entrano nel nuovo sistema.
| Dato | Dove si trova spesso oggi | Come entra nel nuovo gestionale | Chi lo verifica |
|---|---|---|---|
| Anagrafiche clienti, fornitori e articoli | Archivio del vecchio gestionale | Mappatura dei campi, import di prova e import definitivo | Amministrazione e acquisti |
| Piano dei conti | Vecchio gestionale | Piano standard con i conti in uso, oppure import da Excel | Responsabile amministrativo e commercialista |
| Partite aperte | Foglio Excel o fogli stampati | Import delle scadenze con il codice del nuovo sistema | Amministrazione |
| Cespiti | File del commercialista | Scheda per bene con categoria e saldo iniziale | Commercialista |
| Saldi di apertura | Vecchio gestionale, definitivi a bilancio chiuso | Apertura provvisoria all’avvio, definitiva dopo l’approvazione | Commercialista |
Prima della firma, o al più tardi nelle prime settimane del cambio di gestionale, conviene chiudere queste verifiche:
- la data di avvio e la data di taglio oltre la quale le scadenze nascono nel nuovo sistema;
- la scelta fra piano dei conti standard e piano attuale, presa con il commercialista prima di configurare le causali;
- un import di prova delle anagrafiche, con il controllo di codici SDI, partite IVA e articoli obsoleti;
- l’estrazione delle partite aperte in un formato fisso: scadenza, conto, anno della partita;
- l’elenco dei cespiti con categoria e valore residuo, da far validare allo studio;
- i clienti con dichiarazione d’intento, da impostare sugli ordini;
- il periodo in cui il vecchio gestionale resta consultabile e le persone che vi accedono;
- le ore settimanali che l’amministrazione può dedicare al progetto nei mesi di chiusura.
Chi accompagna il passaggio e con quali garanzie
Aesir Srl è Gold Partner di NTS Informatica per Business Experience e segue i progetti dall’analisi dei processi alla configurazione, dalla formazione al supporto dopo l’avvio. Con gli altri gestionali e con i software di reparto, come i programmi CAD, si utilizzano i connettori disponibili oppure si costruiscono. Aesir è anche MSP e MSSP nello stesso perimetro contrattuale, con datacenter Tier IV di proprietà nell’UE e replica dei dati. Le certificazioni ISO 9001, 27001, 27017 e 27018 si affiancano a un allineamento volontario ai requisiti NIS2. Seguiamo progetti in tutta Italia e, su richieste specifiche, in Svizzera, Regno Unito e Stati Uniti.
Domande frequenti sul cambio di gestionale
Si può conservare il piano dei conti attuale?
Sì, il piano dei conti si può importare da Excel dopo una valutazione della codifica. Conviene confrontarlo con il piano standard insieme al commercialista, perché quello standard viene aggiornato con le norme e sostiene più automatismi.
Quando si aprono i saldi nel nuovo gestionale?
All’avvio si registrano saldi provvisori, così l’operatività parte dal primo giorno. I saldi definitivi entrano dopo la chiusura del bilancio sul vecchio sistema, che per questo resta consultabile.
Le anagrafiche del vecchio gestionale si importano tutte?
Si importano con una mappatura dei campi fra i due sistemi, dopo un import di prova. È il momento adatto per bloccare gli articoli obsoleti e completare i dati mancanti, come i codici SDI dei clienti.
Le informazioni che il vecchio gestionale non gestiva trovano posto nel nuovo?
Sì, nei campi liberi dell’anagrafica articolo, per esempio spessore o materiale. In Business Experience questi campi seguono il documento dall’ordine al DDT fino alla fattura, con una configurazione standard che non va riverificata a ogni aggiornamento, come racconta l’articolo sulle personalizzazioni del gestionale.
Gli ordini in esenzione IVA dello stesso cliente finiscono in fatture separate?
Sì, se l’ordine riporta la condizione fiscale corretta. I documenti collegati la ereditano e la fatturazione riepilogativa separa in fatture distinte quelli con condizioni diverse.
Parliamone
In primavera, con il bilancio approvato, i saldi definitivi entrano nel nuovo gestionale e il cambio di gestionale si chiude con l’archiviazione del vecchio sistema. Le decisioni che rendono possibile quel passaggio si prendono in autunno, insieme al commercialista. Se desidera approfondire il tema o valutare la situazione della sua azienda, può compilare la form in fondo alla pagina oppure scrivere a support@aesir-tech.it: prenotiamo una consulenza gratuita e partiamo dai suoi numeri.