Come miglioriamo il lavoro delle aziende
Ogni scheda segue lo stesso schema: da dove partiva l’azienda, che cosa abbiamo cambiato e che cosa è successo dopo. I nomi non ci sono perché quasi tutti i clienti preferiscono così: il resto è quello che è accaduto davvero.
Situazione di partenza, soluzione e risultati.
Per riservatezza non citiamo i nomi dei clienti. Ogni caso è un progetto reale seguito dal team Aesir dall’analisi iniziale alla gestione nel tempo.
Concessionaria di veicoli industriali: dal cartaceo al fascicolo digitale
Pratiche di vendita e post-vendita distribuite tra archivi cartacei, cartelle condivise e caselle email. Ogni ricerca richiedeva il coinvolgimento di più persone e più sedi.
L’intervento. Mappatura dei flussi con le persone di vendita e officina, introduzione della piattaforma documentale con fascicoli per pratica e workflow approvativi integrati con il gestionale.
Azienda manifatturiera: un solo gestionale per amministrazione, logistica e produzione
Contabilità, magazzino e produzione su strumenti separati: doppi inserimenti quotidiani e dati che non coincidevano mai tra i reparti.
L’intervento. Analisi dei processi amministrativi e produttivi, configurazione dell’ERP Business Experience, migrazione dei dati storici e formazione dei reparti, area per area.
PMI multi-sede: dalla sala server in ufficio al private cloud gestito
Server obsoleti in sede, backup mai verificati e continuità operativa affidata alla buona sorte: un guasto avrebbe fermato tutte le sedi.
L’intervento. Assessment dell’infrastruttura, migrazione pianificata verso il private cloud Aesir, piano di business continuity con replica geografica e backup immutabili, gestione continuativa.
Gruppo commerciale B2B: la pipeline fuori dalle caselle email dei venditori
Offerte e trattative vivevano nelle email dei singoli commerciali: nessuna visione d’insieme, follow-up dimenticati, passaggi di consegne impossibili.
L’intervento. Definizione del processo commerciale con la direzione, configurazione del CRM, integrazione con gestionale e posta, adozione accompagnata della rete vendita.
Azienda in crescita: previsioni di cassa senza fogli di calcolo manuali
La posizione finanziaria veniva ricostruita a mano ogni settimana da estratti conto e scadenzari: una fotografia sempre in ritardo sulla realtà.
L’intervento. Collegamento dei conti correnti e del gestionale alla piattaforma di tesoreria, costruzione delle previsioni e degli scenari insieme all’amministrazione.
Azienda di servizi: l’AI che legge e classifica i documenti in ingresso
Ogni documento ricevuto veniva aperto, interpretato e smistato a mano: un’attività ripetitiva che assorbiva ore delle persone più esperte.
L’intervento. Identificazione del caso d’uso, addestramento sul patrimonio documentale aziendale, integrazione nei workflow esistenti dentro un perimetro protetto.
Azienda commerciale multi-sede: telefono, chat e CRM sulla stessa piattaforma
Centralino tradizionale in ogni sede, chiamate perse durante le trasferte e nessuna traccia delle conversazioni: le informazioni restavano nella testa di chi aveva risposto.
L’intervento. Migrazione alla piattaforma di comunicazione unificata Wildix: telefonia, chat e videoconferenza in un unico ambiente, integrato con il CRM aziendale.
Gruppo industriale B2B: previsioni di vendita costruite sui dati, non a sensazione
Forecast commerciale compilato a mano dai capi area su fogli di calcolo, con numeri diversi a ogni riunione di direzione.
L’intervento. Introduzione di SugarAI come piattaforma CRM di gruppo, integrata con il gestionale, con pipeline strutturata e analisi predittiva sulle opportunità.
Azienda di servizi: il customer care che risponde subito, anche alle 22
Decine di richieste al giorno sempre uguali: stato della pratica, orari, documenti da inviare. Il team rispondeva a tutto manualmente, con attese in crescita.
L’intervento. Progettazione di un agente AI conversazionale addestrato sulla knowledge aziendale, integrato con i sistemi interni e attivo sui canali digitali.
Impresa manifatturiera: via dalla virtualizzazione a fine vita senza fermare la produzione
Piattaforma di virtualizzazione storica con costi di rinnovo in forte crescita e hardware vicino al fine supporto: rinnovare alle nuove condizioni non era sostenibile.
L’intervento. Progettazione dell’infrastruttura iperconvergente Nutanix, migrazione delle macchine virtuali a ondate e affiancamento del team interno.
PMI dopo un tentativo di attacco: dalla paura a un perimetro governato
Un phishing andato quasi a segno ha rivelato accessi non governati, password deboli e nessuna visibilità su ciò che accadeva su endpoint e posta.
L’intervento. Assessment di sicurezza, protezione degli endpoint, gestione di identità e accessi, backup immutabile e monitoraggio continuo in modalità MSSP.
Azienda in crescita: ferie, permessi e cedolini fuori dalle email
Richieste di ferie via email, cedolini consegnati a mano, scadenze di formazione su fogli di calcolo: l’ufficio del personale passava le giornate a rincorrere.
L’intervento. Introduzione della piattaforma HR con portale dipendenti: richieste e approvazioni digitali, distribuzione sicura dei cedolini, presenze e scadenze in un unico posto.
Società di servizi: un CRM ripulito dai lead duplicati
Il CRM aziendale era attivo ma soffriva di sincronizzazioni difettose e duplicazione dei lead: i contatti arrivavano doppi e mal qualificati, e il marketing restava in gran parte manuale.
L’intervento. Bonifica e riorganizzazione del CRM (deduplica e sincronizzazione dei contatti, automazioni di marketing e qualificazione assistita) con telefono e assistenza portati nello stesso flusso di vendita.
Azienda commerciale: dal CRM «solo preventivi» al presidio di offerte e lead
Il CRM veniva usato quasi solo per emettere preventivi: offerte e lead non venivano tracciati, per mancanza di un processo e di formazione, e le opportunità si perdevano nelle caselle dei singoli.
L’intervento. Adozione di un CRM con automazione dei lead e accessi segmentati per sede, telefono e chat nello stesso flusso commerciale, e formazione perché lo strumento venga usato davvero.
Azienda del settore eventi: costi e commesse fuori dai fogli manuali
PMI del settore eventi con gestione manuale di costi e commesse: dati inseriti a mano, errori ricorrenti in fatture e verifiche, codici articolo difficili da standardizzare.
L’intervento. Gestionale modulare con un modello analitico su più livelli per costi e commesse, affiancato dal CRM per la parte commerciale e da un data warehouse per l’analisi, al posto dei fogli di calcolo.
Produttore di dispositivi medicali: ERP di produzione e presidio IT
L’azienda voleva un ERP di produzione (distinta base tracciata, pianificazione, fatturazione elettronica) ma la sua infrastruttura IT era priva di controlli di sicurezza adeguati.
L’intervento. ERP di produzione con distinta base storicizzata, pianificazione e integrazione documentale; sul fronte infrastruttura, piattaforma iperconvergente e firewall a presidio del perimetro, con migrazione della posta al cloud.
Azienda di impiantistica: la documentazione tecnica in un unico archivio
I flussi documentali (offerte, rubriche clienti e fornitori, corrispondenza) erano dispersi, e le integrazioni avviate in passato erano rimaste incompiute.
L’intervento. Riattivazione del progetto documentale: recupero delle integrazioni con posta, offerte in PDF e rubriche, e collegamento dei flussi con il gestionale, con archiviazione sicura e ricercabile.
Società di servizi: processi documentali digitali con ricerca intelligente
La gestione documentale era manuale: approvazioni via email, ricerche lente e nessun controllo strutturato sugli accessi.
L’intervento. Suite documentale per digitalizzare i processi (gestione via browser e app, single sign-on, classificazione automatica, flussi di approvazione e notifiche) con un assistente per ritrovare i documenti in linguaggio naturale.
Azienda manifatturiera: cambio gestionale con i documenti integrati
Un cambio di gestionale con criticità aperte: integrazione difficile tra il nuovo ERP e i sistemi esistenti, personalizzazioni da completare e importazioni storiche con discrepanze da verificare a mano.
L’intervento. Consolidamento sul nuovo gestionale con integrazione dei flussi documentali, e affiancamento diretto per chiudere le personalizzazioni e bonificare i dati storici importati.
Cantina vinicola: previsioni di cassa senza registrazioni manuali
Con i gestionali in uso, i flussi di cassa venivano registrati a mano e la riconciliazione bancaria era onerosa; mancava una vista previsionale affidabile.
L’intervento. Introduzione di una piattaforma di tesoreria con riconciliazione automatica e flussi di cassa previsionali, collegata al gestionale per portare in tesoreria fatture e scadenze.
PMI: dal dominio locale al cloud governato
Utenze locali senza controllo centralizzato, server fisici a rischio di fermo e nessuno standard minimo di sicurezza da mostrare ai propri clienti.
L’intervento. Passaggio a un dominio cloud con controllo centralizzato dei permessi, migrazione dei server per la continuità operativa, firewall a difesa del perimetro e strumenti di log e gestione delle vulnerabilità.
PMI: proteggere il perimetro e l’identità aziendale
Nessuna protezione strutturata del perimetro: rischio di spoofing e impersonificazione del dominio, e un’infrastruttura di una quindicina di postazioni mai analizzata a fondo.
L’intervento. Analisi dell’infrastruttura e messa in sicurezza di dominio e posta, firewall a protezione della rete e monitoraggio degli endpoint, in coordinamento con il fornitore IT esistente.
Azienda cosmetica: consolidare e mettere in sicurezza l’IT
Circa 37 postazioni e due server con gestione ibrida e più fornitori; backup e sicurezza da rafforzare e prestazioni da migliorare.
L’intervento. Gestione e monitoraggio unificati degli endpoint, firewall e backup immutabili a protezione del dato, e una piattaforma iperconvergente per prestazioni e business continuity, con consolidamento dei fornitori.
Operatore della mobilità elettrica: l’AI a supporto delle vendite
Un modello commerciale basato su un database di oltre 50.000 rivenditori, con l’esigenza di scalare le vendite e strutturare relazioni e documentazione.
L’intervento. Assistente AI a supporto delle vendite (qualificazione e risposte su base documentale) e una gestione ordinata di offerte e documentazione commerciale.
Azienda con infrastruttura ibrida: governance e sicurezza gestite
Infrastruttura ibrida con governance e sicurezza da rafforzare: backup e disaster recovery carenti, monitoraggio e controllo delle vulnerabilità da introdurre.
L’intervento. Presidio gestito con monitoraggio e gestione continua, firewall e segmentazione della rete, e workload in cloud per continuità e disaster recovery, verso la compliance NIS2.
Rete commerciale: sbloccare l’adozione del CRM
Il progetto CRM era fermo per le resistenze interne della rete commerciale e per l’integrazione complessa tra più gestionali; l’adozione era bloccata dalla mancanza di formazione.
L’intervento. CRM dimensionato sugli utenti effettivi, integrazione con i sistemi esistenti e un percorso di formazione mirato a superare le resistenze e portare i venditori a usarlo davvero.
Azienda con rete di agenti: offerte monitorate, niente più follow-up persi
Processo commerciale gestito da agenti autonomi, con difficoltà a monitorare le offerte inviate e a sollecitare quelle non confermate.
L’intervento. CRM dimensionato sul team commerciale, con tracciamento delle offerte, avvisi automatici sui follow-up e integrazione con il gestionale in uso.
Gruppo con esperienze CRM difficili alle spalle: adozione graduale e guidata
L’adozione di un CRM era rallentata dalla complessità interna del gruppo e da esperienze negative precedenti; priorità alla facilità d’uso e alla reale adozione.
L’intervento. Percorso graduale di attivazione e onboarding, con funzionalità di cross-selling e analisi assistita dall’AI, partendo da un perimetro ristretto per costruire fiducia.
PMI dopo la formazione: dal test all’estensione del CRM a tutto il team
CRM valutato e apprezzato dopo un primo percorso di formazione, con l’esigenza di estenderne l’uso a più utenti e di sfruttare la segmentazione geografica per comunicazioni mirate.
L’intervento. Estensione modulare delle licenze senza interrompere l’operatività, accessi graduali per far testare la piattaforma ai nuovi utenti e configurazione della segmentazione.
Comunità energetiche: un CRM al posto dello strumento gratuito
Gestione dei contatti affidata a uno strumento gratuito con funzionalità limitate, in un contesto che richiede dati geolocalizzati e un portale di accesso.
L’intervento. Passaggio a un CRM più completo con dati geolocalizzati per il monitoraggio e un portale online per l’accesso alle informazioni.
Azienda a commessa: offerte e storico clienti in un unico posto
Informazioni su commesse personalizzate (codici prodotto, costi, storici pluriennali) da archiviare e ritrovare rapidamente, con follow-up commerciali da strutturare.
L’intervento. CRM per gestire offerte, documenti e flusso commerciale dalla richiesta cliente alla generazione automatica dell’offerta, con follow-up automatici.
Gruppo industriale: CRM e gestionale che parlano tra loro
Dati commerciali e gestionali su sistemi separati: serviva allineare il CRM con il gestionale di produzione senza sovraccaricare quest’ultimo.
L’intervento. Replica in sola lettura dei dati dal gestionale al CRM tramite processi ETL, con aggiornamenti via webhook e API dove serve il tempo reale, e infrastruttura dimensionata per le prestazioni.
Gruppo multi-società: fatture e ordini in un ERP unico
Flusso di fatturazione multi-societario con registrazioni manuali tra le società del gruppo e alto rischio di errore; ordini e documenti da standardizzare.
L’intervento. ERP con import automatico dei dati da XML, gestione ordini e generazione documenti (DDT) tracciata, personalizzato sul flusso infragruppo.
Manifattura di precisione: un gestionale unico e reattivo
Gestionale percepito come lento e macchinoso, con estrazione dati difficoltosa; serviva un sistema integrato per fatturazione elettronica, contabilità, magazzino e produzione.
L’intervento. Gestionale integrato e più visivo, con monitoraggio di costi e ricavi in tempo reale e accessi concorrenti dimensionati sul team.
Impianti e sicurezza: gestionale e CRM sulla stessa piattaforma
Serviva un gestionale modulare multiaziendale con gestione integrata di offerte, magazzino e MRP, affiancato da un CRM per la parte commerciale.
L’intervento. Gestionale con console operativa personalizzabile (cloud o on-premise) e CRM per offerte e follow-up, in un’unica impostazione.
Azienda con rete di agenti: CRM cloud integrato con ERP e reportistica
Rete di agenti in Italia ed estero, con esigenza di tracciabilità, alert su scadenze e follow-up e alleggerimento del customer service.
L’intervento. CRM cloud con alert visivi, integrato con l’ERP e con la business intelligence per la reportistica, più un modulo per contestazioni e ticket post-vendita.
Impresa multi-area: la documentazione unificata con un Proof of Concept
Più aree operative e sistemi di documentazione diversi, con l’esigenza di una gestione documentale unificata e scalabile.
L’intervento. Proof of Concept con supporto consulenziale e analisi documentale preliminare per definire cosa archiviare e come, prima del rollout.
Azienda manifatturiera: dal cartaceo al workflow documentale digitale
Processi documentali tradizionali da digitalizzare, con l’esigenza di una transizione graduale e di automatizzare i flussi di lavoro.
L’intervento. Piattaforma documentale per automatizzare il workflow e archiviare in modo strutturato, con passaggio progressivo dal cartaceo al digitale.
Digitalizzazione documentale con ricerca AI e firma digitale
Documenti e processi da gestire su più dispositivi, con esigenza di integrazione con sistemi esterni e firma digitale.
L’intervento. Suite documentale multi-dispositivo con single sign-on, API di integrazione, firma digitale, task con notifiche multicanale e workflow personalizzabili senza codice.
Più business unit, un’unica piattaforma documentale
Gestione di più business unit e classi documentali, con ricerca da migliorare e processi di approvazione da strutturare.
L’intervento. Piattaforma documentale con accesso browser e app, metadati e workflow configurabili senza codice, firma digitale e ricerca potenziata dall’AI.
Digitalizzazione dei workflow per la compliance ISO
Esigenza di digitalizzare i workflow documentali a supporto della formazione e certificazione ISO, con approccio standardizzato e costi sotto controllo.
L’intervento. Soluzione documentale replicabile e standardizzata per i processi ISO, con conteggio documenti gestito e formazione per l’autonomia del cliente.
Officina: preventivi e comunicazioni clienti assistiti dall’AI
Preventivi e gestione documentale manuali, sistemi frammentati e un alto volume di comunicazioni quotidiane con i clienti.
L’intervento. Assistente AI per le richieste clienti e integrazione dei sistemi via API per unificare i flussi di preventivazione e documentali.
Servizi finanziari: un assistente AI su base documentale certificata
Crescita rapida dell’attività e necessità di automazione con un assistente conversazionale affidabile.
L’intervento. Soluzione multi-agente conforme al GDPR che integra più modelli AI e risponde su base documentale validata, con supporto multicanale.
Elaborazione dati interni automatizzata con un assistente AI
Estrazione ed elaborazione dei dati interni fatte a mano, con query frammentate e forte carico manuale sulle analisi.
L’intervento. Assistente AI modulare e no-code per automatizzare l’estrazione e l’elaborazione dei dati, conforme al GDPR.
Amministrazione via chat: fatture, ordini e pagamenti su WhatsApp
Processi amministrativi e commerciali da snellire, con l’idea di gestire fatture, ordini e pagamenti direttamente in chat.
L’intervento. Piattaforma di chatbot modulare e scalabile, integrata via API, per gestire i flussi amministrativi via WhatsApp nel rispetto del GDPR.
Settore travel: assistente AI integrato con i sistemi di prenotazione
Necessità di un assistente digitale integrato con le API dei sistemi di settore, con attenzione ad autonomia e sicurezza dei dati.
L’intervento. Assistente AI integrato con le API di settore e con la telefonia, con controlli anti-abuso e conformità GDPR.
Gruppo di più società: un presidio MSP unico sulle postazioni di lavoro
Postazioni distribuite su più società del gruppo, con esigenza di sicurezza, continuità operativa e gestione unificata dell’infrastruttura.
L’intervento. Servizio MSP completo con antispam, protezione degli endpoint, backup e recupero dati su Microsoft 365, presenza periodica e supporto continuo, con razionalizzazione delle licenze.
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