Il file server di un gruppo manifatturiero con due società contiene più di un milione di documenti nella prima e circa settecentomila nella seconda, con quarant’anni di storico. Molti PDF sono scansioni di carta, alcuni stampati e poi riscansionati. Le cartelle hanno nomi lunghissimi e i file non seguono una nomenclatura comune. Importarne anche soltanto cinque o diecimila significherebbe etichettarli uno per uno, e il responsabile dell’innovazione l’ha detto senza giri di parole: un lavoro che nessuno avrebbe portato a termine. La migrazione dell’archivio documentale si sblocca quando si smette di considerare lo storico un blocco unico da trasferire.
Migrazione dell’archivio documentale: quanto lavoro richiede lo storico?
Il lavoro dipende dal tipo di documento: i PDF nativi con impaginazione ricorrente si leggono in automatico, mentre scansioni e archivi eterogenei richiedono un’analisi preliminare.
Nella migrazione dell’archivio documentale questa distinzione è la prima cosa da misurare. Un PDF prodotto dal gestionale, con i dati sempre nello stesso punto della pagina, si legge con una lettura posizionale: la posizione di numero, data e intestatario è nota in anticipo, e la scheda si compila in automatico. Una scansione degli anni Novanta richiede il riconoscimento ottico dei caratteri o un modulo di intelligenza artificiale. Un archivio con cartelle già ordinate per cliente e per tipo si importa ereditando la struttura, con l’aggiunta dei dati letti nel documento.
Esistono poi strade più semplici, spesso sottovalutate. Il nome del file può contenere un codice univoco, come numero, data e serie, che lo aggancia ai dati già presenti nel gestionale. Una cartella sorvegliata accoglie i file prodotti fuori dal sistema. I documenti generati dal gestionale entrano in automatico due o tre volte al giorno, classificati con i dati dell’anagrafica senza che nessuno ne apra il contenuto.
In una PMI che teneva i documenti in cartelle per cliente, accanto a SAP, la stima era di circa ventimila documenti l’anno fra PDF, fotografie e mail trascinate da Outlook. La direzione ha scartato l’idea di inserirli tramite moduli da compilare. Ha chiesto invece una ricerca con l’intelligenza artificiale sull’archivio esistente, e i documenti prodotti da SAP si classificano leggendo i dati direttamente dal gestionale.
Il conteggio iniziale richiede prudenza
Gli script che Aesir esegue sul file server contano documenti e cartelle, ma non distinguono il documento principale dagli allegati, e ogni ufficio conserva spesso la propria copia degli stessi file. Con volumi alti l’importazione deve basarsi sul nome dei file o sulla struttura delle cartelle. Su centinaia di migliaia di documenti l’inserimento manuale dei dati non è praticabile. Il progetto, di conseguenza, parte da una giornata di analisi, e solo dopo si stima il lavoro in dettaglio.
L’archivio documentale attivo pesa più dello storico
Nel gruppo manifatturiero descritto in apertura, la direzione ha smesso di chiedersi come importare quarant’anni di documenti e ha stabilito quali servissero al lavoro quotidiano. La risposta ha ristretto il perimetro agli ultimi quattro o cinque anni, con l’intelligenza artificiale a supporto della classificazione. La proposta prevede di partire dalle nuove commesse, con i documenti divisi per categoria e l’accesso regolato per ruolo. Clienti e commesse si leggono dal gestionale, dove lo storico anagrafico era già stato importato. Il responsabile dell’innovazione ha commentato che il muro di prima non c’era più: per definire le etichette del nuovo archivio basta una riunione di due ore.
Il rischio che preoccupava di più era il doppio accesso, con il vecchio file server e il nuovo sistema aperti insieme. Un perimetro chiaro lo riduce, perché le nuove commesse nascono direttamente nel sistema documentale. Resta da decidere, fin dall’analisi, che cosa accade al resto dell’archivio. L’impostazione più ordinata lascia il vecchio file server consultabile in sola lettura, senza nuovi salvataggi, finché lo storico selezionato non è stato importato o finché i documenti esclusi servono ancora per verifiche e obblighi di conservazione.
Insight: nella migrazione dell’archivio documentale il lavoro manuale si concentra sui documenti privi di una regola riconoscibile, come le scansioni più vecchie e le cartelle nominate a mano. Il perimetro si decide contando quanti di questi documenti servono ancora al lavoro di ogni giorno.
Lo stesso criterio su duecentomila documenti
La stessa logica si ritrova in un gruppo con più attività, quattro o cinque terabyte sul file server e circa duecentomila documenti storici stimati. Il progetto prevede di partire da un solo processo con volumi bassi e di escludere i documenti più vecchi di cinque anni. Le condizioni del produttore fissano l’importazione dello storico entro il primo anno di licenza, un vincolo da inserire nel piano di progetto fin dall’offerta. Per i documenti che contengono dati personali, portare nel nuovo sistema solo ciò che serve è coerente con il principio di limitazione della conservazione fissato dal GDPR.
La classificazione automatica dei documenti: il sistema riconosce il tipo da solo?
Sì: un modulo di classificazione addestrato una volta sui tipi documentali dell’azienda riconosce il documento, compila la scheda e attribuisce a ogni dato un livello di affidabilità.
Per la migrazione dell’archivio documentale conta un effetto preciso: l’etichettatura manuale, che nel caso descritto in apertura bloccava il progetto, si riduce al controllo dei casi dubbi. Il modulo si addestra una volta per tipo documentale, con molti esempi di quel tipo e di tipi diversi. Non serve un modello per ogni impaginazione: il modulo riconosce i campi anche quando cambiano posizione nella pagina, e con layout mai visti restituisce un livello di sicurezza più basso. Per ogni campo riporta la posizione del dato nella pagina e un livello di affidabilità. Sotto una soglia scelta dall’azienda, per esempio il 70%, lascia il campo vuoto. Può anche avviare un’attività di verifica, in cui un utente controlla i valori prima del salvataggio. Per fatture, scontrini e contratti esistono già modelli pronti.
Le mail in arrivo seguono lo stesso percorso: il messaggio viene archiviato e l’allegato classificato in automatico. Chi lavora in Word o in un altro programma inserisce soltanto i dati necessari, e il sistema colloca il file nella posizione corretta. Salvarlo altrove resta possibile. Un titolare di studio professionale ha formulato bene l’esigenza: deve essere un’azione volontaria.
| Materiale di partenza | Come entra nel sistema | Intervento richiesto |
|---|---|---|
| PDF prodotti dal gestionale | Dati letti dal gestionale o lettura posizionale | Regole definite una volta |
| Cartelle con gerarchia ordinata | Importazione che eredita la struttura | Verifica a campione della classificazione |
| Scansioni e archivi eterogenei | Riconoscimento ottico e classificazione con AI | Analisi preliminare e addestramento |
| Mail con allegati | Archiviazione del messaggio e classificazione dell’allegato | Scelta delle caselle da presidiare |
Dove lavora il modello e chi vede le risposte
In ogni migrazione dell’archivio documentale la domanda sulla riservatezza arriva dall’IT, spesso con la stessa formula: i dati riservati non devono uscire dal contesto degli uffici. I moduli di intelligenza artificiale lavorano su Microsoft Azure, con i dati nell’area europea e uno spazio riservato a ciascun cliente. I documenti non servono ad addestrare modelli pubblici. Nello spazio del cliente si fissa anche un tetto ai consumi, con un avviso all’80% e il blocco al raggiungimento del limite.
Il controllo dei permessi precede ogni risposta. Nei fascicoli ogni utente vede solo i documenti che è autorizzato a consultare, e l’assistente conversazionale verifica i permessi prima di inviare qualunque contenuto al modello. Se un utente chiede di un documento che non può vedere, la risposta segnala che mancano le informazioni necessarie. L’amministratore può limitare l’assistente a determinati gruppi o tipi di documento e predisporre domande già pronte.
La ricerca per significato restituisce i documenti ordinati per pertinenza, anche quando chi cerca non ricorda il nome del file. Ogni modifica crea una nuova versione, con traccia di chi ha fatto che cosa, compresi i download. Il principio è lo stesso descritto nell’articolo sull’AI sui dati aziendali: il risultato dipende da quali dati il modello può raggiungere, e con quali permessi.
Che cosa misurare prima della migrazione dell’archivio documentale
Prima di chiedere un preventivo per la migrazione dell’archivio documentale conviene raccogliere alcuni numeri, anche approssimati.
- Quanti documenti e quante cartelle contiene il file server, separando i documenti principali dagli allegati.
- Quanti anni di storico servono al lavoro quotidiano e quanti solo in caso di verifica.
- Quali documenti nascono dal gestionale e possono agganciarsi ai suoi dati.
- Quale quota è composta da scansioni e quale da PDF nativi.
- Dove esistono copie duplicate conservate dai singoli uffici.
- Chi deve vedere che cosa, per ruolo e per tipo di documento.
- Chi seguirà nuove maschere e nuovi flussi dopo l’avvio.
Aesir Srl è system integrator ARXivar: configura la piattaforma, la collega ai sistemi dell’azienda e ne accompagna l’adozione, in tutta Italia e, su richieste specifiche, in Svizzera, Regno Unito e Stati Uniti. Il collegamento con il gestionale passa da interfacce di programmazione e dalla lettura diretta del database. Aesir è Gold Partner di NTS Informatica per Business Experience, e con gli altri gestionali si utilizzano i connettori disponibili oppure si costruiscono. La piattaforma si installa in azienda oppure in cloud, secondo le politiche IT del cliente.
Domande sull’importazione dello storico documentale
Si può rimandare l’importazione dello storico?
Si può partire da un solo processo o dalle nuove commesse e portare lo storico in una fase successiva della migrazione dell’archivio documentale. Le condizioni del produttore fissano l’importazione entro il primo anno, quindi la fase va pianificata fin dall’offerta.
L’intelligenza artificiale va addestrata su ogni formato?
L’addestramento si fa una volta per tipo documentale, non per impaginazione. Con un formato mai visto il modulo restituisce un livello di sicurezza più basso e lascia vuoti i campi incerti.
Chi gestisce il sistema dopo l’avvio, se manca una persona interna?
Le strade sono due e si possono combinare: un servizio a giornate con cui Aesir realizza nel tempo nuove maschere e nuovi flussi, oppure la formazione di una persona interna, anche tramite i corsi del produttore.
Parliamone
Nella migrazione dell’archivio documentale la prima riunione utile produce un elenco concreto: quali anni e quali tipi di documento entrano nel primo perimetro, e che cosa resta sul vecchio archivio in sola lettura. Da lì si scelgono le etichette, il primo processo e il modo in cui lo storico entrerà, con tempi che l’azienda può sostenere. Per i documenti che richiedono valore legale nel tempo, la conservazione segue le regole descritte nell’articolo sulla conservazione digitale a norma.
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