In molte PMI il contratto di assunzione si firma ancora su carta, nell’ufficio amministrativo: si stampa in doppia copia, si aspetta che la persona passi, si firma, si scansiona e si archivia. Un’amministrazione che ha provato a contare i passaggi è arrivata a dodici, per un solo documento. Nel frattempo il nuovo assunto attende l’account di posta, il consulente del lavoro sollecita l’IBAN e la visita medica preventiva non ha ancora una data. L’onboarding del nuovo dipendente si decide nei giorni che precedono l’ingresso, quando ciascuno dovrebbe già sapere che cosa preparare e che cosa firmare.
Come funziona l’onboarding del nuovo dipendente in una piattaforma HR?
Il neoassunto riceve un accesso personale, compila l’anagrafica, inserisce l’IBAN e carica i documenti prima di entrare, mentre ogni reparto riceve i propri compiti con una scadenza.
Rispetto alla procedura su carta cambia soprattutto l’ordine delle operazioni. Nell’onboarding del nuovo dipendente gestito su piattaforma i dati personali non si raccolgono più il giorno della firma, a voce o su un modulo che qualcuno dovrà ribattere. Li inserisce il collaboratore, passo per passo, in una scheda in cui l’azienda ha stabilito quali campi siano obbligatori. Oltre ai recapiti, la scheda prevede dati previdenziali, detrazioni e, quando serve, il permesso di soggiorno. Al consulente del lavoro arriva tutto nel tracciato del suo software paghe, comprese le variazioni successive, come un cambio di IBAN a metà anno.
In parallelo si muovono i reparti. Un modello di ingresso, costruito una volta, assegna a ciascuno i propri compiti: all’IT il computer e gli account, al responsabile il colloquio di benvenuto, all’amministrazione i documenti da preparare per la firma. Ogni compito ha una scadenza e uno stato, per cui chi coordina l’ingresso vede che cosa manca senza rincorrere i colleghi per posta elettronica. Lo stesso modello, con altri compiti, serve quando il rapporto si chiude.
La riservatezza si imposta per cartella: il dipendente consulta i propri cedolini, mentre documenti d’identità e certificati medici restano visibili soltanto a chi li deve trattare.
Un collega firmava al posto del dipendente
In un gruppo di piccole società di servizi, circa quarantacinque persone in tutto e molti contratti a tempo determinato, ogni contratto si firmava in ufficio, davanti alla responsabile amministrativa. Cedolini e documenti erano sparsi fra un armadio, un server e il disco di un computer personale. La regola della firma in presenza aveva un’origine precisa: un collega aveva sottoscritto un documento al posto dell’interessato, e l’amministrazione se n’era accorta solo confrontando le due firme.
Il dubbio più forte riguardava il personale meno abituato agli strumenti digitali, camerieri e addetti alla cucina in testa. L’analisi ha mostrato che proprio a loro la firma da smartphone chiedeva meno di quella in sede. Si firma con il dito, dall’applicazione in cui la persona entra con le proprie credenziali. Nel flusso di ingresso sono confluiti anche la mail di benvenuto, il colloquio con il responsabile e la richiesta all’IT di computer e account. Per visita medica e tessera sanitaria è previsto un avviso di scadenza.
La conseguenza più utile riguarda la prova. Con la firma legata all’accesso personale, sottoscrivere al posto di un collega richiede di conoscerne le credenziali, e ogni sottoscrizione registra utente, ora e documento. Il controllo passa dal confronto delle calligrafie alla custodia delle credenziali, e per questo conviene attivare il secondo fattore di autenticazione. Il nuovo assunto, dal canto suo, non deve più passare dalla sede per firmare il contratto.
Insight: fra tutti i passaggi dell’onboarding del nuovo dipendente, la firma è l’unico che l’azienda potrebbe dover esibire in una controversia. Il suo livello va concordato con il consulente del lavoro prima di costruire il resto del flusso.
La firma elettronica nell’onboarding digitale: quale tipo e per quali documenti
Le piattaforme HR integrano un servizio di firma elettronica per contratti, informative, cedolini e comunicazioni, che registra chi ha firmato, quando e su quale versione del documento.
La cornice giuridica è il regolamento europeo eIDAS, che distingue tre livelli di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata. In Italia il Codice dell’amministrazione digitale attribuisce alla firma avanzata e a quella qualificata il requisito della forma scritta. Per la firma semplice, invece, idoneità e valore probatorio restano alla libera valutazione del giudice. Il servizio integrato nella piattaforma che adottiamo è presentato dal produttore come firma elettronica avanzata conforme a eIDAS. Poggia sull’accesso personale, con secondo fattore facoltativo, e rilascia un file che attesta l’identità del firmatario, la data della firma e l’integrità del documento.
Per il contratto di assunzione la verifica finale spetta al consulente del lavoro, che conosce le clausole da sottoscrivere per iscritto e il livello di firma che ritiene adeguato. Lettera di richiamo, ricevuta del cedolino e presa visione di una procedura hanno pesi diversi, e conviene stabilirli prima di caricare il primo modello. I modelli, peraltro, accettano variabili come nome, codice fiscale e data di inizio, così lo stesso documento si prepara per più persone in una volta.
Il flusso dei cedolini rende evidente il risparmio. In una PMI con una decina di dipendenti il consulente mandava tutte le buste paga in un unico PDF. Una collega della contabilità lo stampava, consegnava i cedolini a mano e li faceva firmare in doppia copia. Sulla piattaforma lo stesso file si divide da solo. Ogni cedolino raggiunge il suo destinatario, riconosciuto per nome, cognome e codice fiscale, e porta la firma del dipendente e la controfirma del titolare.
Che cosa accade quando un documento resta senza firma
Nessun sistema obbliga una persona a firmare. Il documento resta in attesa, il dipendente riceve promemoria periodici e l’amministratore un avviso: come procedere resta una decisione dell’azienda, esattamente come con la carta.
Per le comunicazioni urgenti ai turnisti, o per le contestazioni disciplinari, lo strumento adatto è la firma per presa visione, che notifica all’amministratore il momento in cui il dipendente firma. La semplice apertura del documento non lascia traccia. L’invio si può limitare a un gruppo, per esempio al solo personale di un appalto.
L’esito del colloquio può avviare l’onboarding del nuovo dipendente?
Sì: quando il candidato passa allo stato di assunto, i dati raccolti in selezione entrano in anagrafica e il flusso di ingresso parte da solo.
La selezione segue le sue fasi, dal curriculum al colloquio, dalla valutazione all’offerta. Team, sede e responsabile, definiti quando si apre la posizione, passano al nuovo profilo senza essere reinseriti. Così l’onboarding del nuovo dipendente parte da dati già verificati, e l’amministrazione non ribatte ciò che la selezione ha raccolto.
Nelle aziende con molti ingressi il vantaggio si ripete a ogni assunzione. La responsabile del personale di un’impresa con circa settecento dipendenti ha descritto il problema senza giri di parole. Ogni nuovo assunto porta con sé molti documenti, che arrivano in momenti diversi, e serve qualcosa che ricordi che cosa manca.
Onboarding digitale: le scadenze che partono con l’assunzione
Una parte dell’onboarding del nuovo dipendente dura mesi. Con l’assunzione partono le scadenze delle visite mediche, dei corsi sulla sicurezza e della consegna di dispositivi di protezione e divise, ciascuna con una data propria. La piattaforma le registra nel profilo e avvisa amministratore e dipendente con l’anticipo scelto, per esempio sette giorni. Il modulo dedicato alla formazione collega i corsi alle competenze, conserva gli attestati e segnala le scadenze con tre mesi di margine.
Il tema si collega a quello della gestione presenze e ferie: anche lì il costo si concentra nei dati che nessuno ha raccolto al momento giusto.
| Momento | Chi agisce | Che cosa produce |
|---|---|---|
| Prima dell’ingresso | Nuovo assunto | Anagrafica, IBAN e documenti caricati |
| Prima dell’ingresso | Nuovo assunto e titolare | Contratto e informative firmati e controfirmati |
| Primo giorno | IT e responsabile | Computer e account attivi, colloquio di benvenuto |
| Primi mesi | Amministrazione | Visita medica, corsi e dispositivi con avviso di scadenza |
Che cosa concordare con il consulente del lavoro prima dell’ingresso in azienda
- Quali documenti firma il neoassunto e quale livello di firma elettronica è adeguato per ciascuno.
- Quali dati raccoglie la piattaforma e in quale tracciato arrivano al software paghe.
- Chi vede i cedolini, chi i documenti d’identità e chi i certificati medici.
- Quali compiti spettano al reparto IT, al responsabile e all’amministrazione, e con quale anticipo.
- Come firma chi non dispone di uno smartphone aziendale o di un indirizzo di posta.
- Quali scadenze individuali partono dal giorno dell’assunzione.
Nei progetti HR che seguiamo, la configurazione richiede due o tre sessioni con l’amministrazione e una di formazione, aperta anche a tutti i collaboratori. Aesir Srl affianca l’azienda nella mappatura di documenti e flussi e nel collegamento con il gestionale. Aesir è Gold Partner di NTS Informatica per Business Experience, e con gli altri gestionali si utilizzano i connettori disponibili oppure si costruiscono. Le piattaforme selezionate trattano i dati in datacenter UE, con certificazioni della famiglia ISO/IEC 27001 e requisiti in linea con NIS2, gli stessi standard della nostra infrastruttura.
Le domande più frequenti sull’onboarding digitale
Il personale meno abituato al digitale riesce a firmare?
Sì. Si firma con il dito dall’applicazione, dopo l’accesso con le proprie credenziali, e l’avvio del progetto comprende una sessione di formazione aperta a tutti. Per spiegare la piattaforma a un nuovo dipendente bastano una decina di minuti.
I dati bancari devono essere obbligatori?
L’azienda decide quali campi rendere obbligatori nell’onboarding del nuovo dipendente. Chiedere l’IBAN prima dell’ingresso permette al consulente di preparare il primo cedolino senza solleciti.
Il consulente del lavoro deve cambiare software?
Il consulente continua a usare il proprio software paghe. Riceve i dati nel suo tracciato, oppure accede alla piattaforma come utente esterno e preleva i file quando servono.
Il nuovo assunto deve installare un’applicazione?
L’applicazione si scarica dagli store ufficiali, e la stessa area è raggiungibile dal browser di un computer. Richieste, consultazione dei documenti e firma funzionano da entrambi i canali.
Parliamone
Un onboarding del nuovo dipendente ben impostato si vede il primo giorno. La persona si siede davanti a un computer già configurato e non ha moduli da compilare, perché il contratto l’ha firmato nei giorni precedenti dallo smartphone. Per arrivarci bisogna decidere prima chi fa che cosa, con quale documento e con quale firma. La parte documentale del fascicolo, compresa la tutela dei file quando un collaboratore lascia l’azienda, segue le logiche descritte nell’articolo sulla protezione dei documenti aziendali.
Se desidera approfondire il tema o valutare la situazione della sua azienda, può compilare la form in fondo alla pagina oppure scrivere a support@aesir-tech.it: prenotiamo una consulenza gratuita e partiamo dai suoi numeri.