Lunedì, prima delle nove. In molte imprese la tesoreria aziendale comincia da qui: una persona in amministrazione apre l’home banking del primo istituto, copia il saldo su un foglio, passa al secondo, poi al terzo. Recupera il file che aveva aggiornato venerdì, aggiunge gli incassi arrivati nel frattempo e prova a capire come si chiuderà il mese. Alle dieci il numero è pronto. Quando arriva sul tavolo della direzione è già vecchio di un giorno.
La scena si ripete anche in aziende che hanno investito molto su gestionale, CRM e reparto produttivo. Gli strumenti esistono: la cassa continua a essere il consuntivo che qualcuno ricostruisce a mano, invece di un processo che l’azienda governa.
In tesoreria aziendale i dati non mancano: stanno in quattro posti diversi
Nella maggior parte delle PMI le informazioni finanziarie ci sono tutte. Il problema riguarda dove si trovano.
I movimenti stanno nei portali delle banche, le partite aperte nel gestionale, le previsioni in un foglio che ha costruito la persona che conosce l’azienda meglio di tutti, i pagamenti in un flusso a parte che passa da firma e autorizzazione. Ogni pezzo funziona, nessuno parla con gli altri, e la sintesi la produce una persona con la frequenza che riesce a sostenere.
Le conseguenze pesano più sull’organizzazione che sulla tecnologia. La visibilità sulla cassa arriva in ritardo. Le previsioni poggiano su ipotesi che nessuno riesce a verificare. La riconciliazione assorbe ore che non producono un’analisi. Nei gruppi con più società la vista consolidata diventa una somma manuale che nessuno affronta volentieri più di una volta al mese.
Tre mestieri diversi che si chiamano tutti tesoreria aziendale
Conviene distinguerli, perché richiedono strumenti differenti e perché molti progetti si fermano al primo.
Il primo è la visibilità: sapere in ogni momento quanta liquidità c’è, su quali conti si trova, quanto resta delle linee di credito. È il livello base, e una piattaforma di tesoreria lo copre collegandosi agli istituti attraverso i canali che la normativa PSD2 ha reso disponibili.
Il secondo è la previsione: capire cosa accadrà nelle settimane successive. Chi lavora in area finance ragiona di solito su un orizzonte di tredici settimane, abbastanza vicino da poggiare su dati veri come scadenzario, incassi attesi e pagamenti programmati, abbastanza ampio da vedere arrivare una tensione prima che diventi un’urgenza.
Il terzo è l’azione: pagamenti, riconciliazioni, solleciti, recupero dei crediti. È la parte che trasforma la tesoreria da funzione di reporting a leva operativa, e anche quella che le aziende rimandano più spesso.
Una previsione senza confronto a posteriori resta un esercizio
Costruire un piano di cassa è relativamente semplice. Il valore arriva dopo, quando ogni settimana si mette accanto a quanto era stato previsto quanto è accaduto.
Da quel confronto escono le informazioni che servono a decidere: le categorie che presentano ogni mese scostamenti nella stessa direzione, i clienti che pagano con un ritardo costante e quindi prevedibile, le voci che l’azienda sottostima ogni mese. Senza quel passaggio la previsione non migliora, e dopo sei mesi nessuno la guarda più.
È qui che una piattaforma di tesoreria aziendale cambia il ritmo del lavoro. Il confronto fra previsto e reale non va più costruito a mano a fine mese: la piattaforma lo aggiorna a ogni riconciliazione, riclassifica i movimenti sulle categorie del piano e mostra lo scostamento settimana per settimana. Chi guida l’amministrazione smette di difendere il numero e comincia a interrogarlo, perché ogni scarto porta con sé la lista dei movimenti che lo hanno prodotto. Dopo qualche ciclo la previsione incorpora i comportamenti reali di clienti e fornitori, e la discussione in direzione si sposta dal saldo di ieri alle decisioni delle prossime settimane.
Il ritardo di un cliente è liquidità che manca alle settimane successive
Nelle aziende che vendono ad altre aziende una quota consistente della liquidità resta immobilizzata nel capitale circolante. Finché il monitoraggio dei crediti vive separato dalla previsione, quel ritardo somiglia a un fatto amministrativo. Non lo è.
Collegando le due cose, il ritardo abituale di un cliente importante diventa un impatto misurabile sulle settimane successive. I solleciti si possono ordinare per priorità reale invece che per anzianità della fattura, e prima di telefonare a un cliente si sa quanto vale quell’incasso sul piano di cassa. Il ragionamento funziona anche al contrario: quando budget, approvazioni e spese guardano la cassa prevista, si accorcia la distanza fra chi autorizza un acquisto e chi poi deve trovare le risorse per pagarlo.
Un caso: il consolidato che sommava le società sbagliate
In un’analisi condotta presso un gruppo con più società operative, la tesoreria aziendale viveva su un unico foglio di calcolo alimentato a mano, con saldi raccolti da diversi istituti.
La direzione ci aveva chiamati per il tempo che quella raccolta portava via ogni mese. Il problema vero è emerso quando abbiamo collegato i primi istituti alla piattaforma: la vista consolidata ha reso misurabile ciò che il foglio lasciava solo intuire. Alcune società finivano nella stessa somma pur appartenendo a rami di attività che la proprietà voleva tenere separati, e su una di esse mancavano all’appello alcune carte aziendali, perché quei conti non esponevano i movimenti in modo automatico.
Con i saldi allineati sulla piattaforma, ridefinire il perimetro di consolidamento è diventato un lavoro di configurazione: rami distinti dove la proprietà li voleva distinti, un caricamento periodico pianificato per i conti privi di flussi automatici. La stessa vista che aveva fatto emergere l’anomalia è oggi quella su cui il gruppo legge la liquidità ogni mattina.
Il modulo del gestionale basta per la tesoreria aziendale?
Il gestionale resta il riferimento per contabilità, ciclo attivo e passivo e scadenzario; una piattaforma di tesoreria gli si affianca, incrocia i dati contabili con quelli bancari e governa la liquidità operativa. È l’equivoco più frequente nelle prime call, e si scioglie così: nessuno dei due strumenti fa il mestiere dell’altro.
Da qui una conseguenza pratica che vale più di qualunque confronto di funzionalità. La riuscita del progetto dipende dai collegamenti, non dalle dashboard. La copertura bancaria va verificata istituto per istituto, perché non tutti i conti espongono i movimenti allo stesso modo, e il collegamento con il gestionale va provato sui dati veri dell’azienda prima di impegnarsi.
Le domande da mettere per iscritto prima di scegliere
Qualunque sia la piattaforma in valutazione, queste sono le risposte che conviene farsi dare nero su bianco.
- Quali dei nostri istituti hanno l’estrazione automatica dei movimenti e quali richiedono un caricamento periodico.
- Con quale latenza si aggiornano i dati bancari, e cosa accade quando un collegamento cade.
- Come arrivano i dati contabili dal gestionale in uso, con quale frequenza e chi mantiene il connettore.
- Se la vista consolidata permette di escludere le società che non ha senso aggregare.
- Chi vede quali informazioni, e come funzionano i profili autorizzativi sui pagamenti.
- Dove risiedono i dati bancari e contabili una volta caricati sulla piattaforma.
L’ultima domanda passa spesso in secondo piano e riguarda materia delicata: sono i conti dell’azienda. Le piattaforme di tesoreria che selezioniamo trattano i dati in datacenter nell’Unione Europea, con certificazioni della famiglia ISO/IEC 27001 e requisiti in linea con la direttiva NIS2. Sono gli stessi standard con cui Aesir Srl gestisce la propria infrastruttura, a partire dai datacenter Tier IV con replica su un secondo sito: il criterio con cui scegliamo i fornitori coincide con quello che applichiamo a noi stessi.
Da dove partire perché un progetto di tesoreria aziendale regga il secondo anno
L’errore più comune consiste nel partire da tutto insieme: tutte le società, tutte le banche, tutti i moduli.
Funziona meglio la strada opposta: fasi che si appoggiano una sull’altra, ciascuna con un risultato che resta.
| Fase | Che cosa si fa | Che cosa resta all’azienda |
|---|---|---|
| Perimetro | Si parte da una società e dagli istituti principali | Un ambito controllabile su cui provare il metodo |
| Visibilità | Collegamento dei conti, saldi allineati ogni mattina | La posizione finanziaria senza ricostruzioni manuali |
| Previsione | Piano di cassa a tredici settimane confrontato con il reale | Scostamenti leggibili e categorie che migliorano nel tempo |
| Azione | Pagamenti, riconciliazione e gestione dei crediti nella piattaforma | Solleciti ordinati per impatto sulla cassa |
Nei progetti di tesoreria aziendale che seguiamo la fase più impegnativa sta nella definizione delle categorie e nella qualità dello scadenzario di partenza, più che nella configurazione della piattaforma. Una previsione costruita su dati contabili disordinati eredita quel disordine, e nessuna dashboard lo corregge. Per questo affrontiamo questi progetti insieme alla parte gestionale quando serve, la posizione di Gold Partner NTS Informatica ci permette di intervenire direttamente su Business Experience, e con gli altri gestionali lavoriamo sui connettori disponibili o li costruiamo, senza chiedere all’azienda di cambiare sistema.
Gli indicatori da guardare dopo i primi mesi
Tre indicatori dicono presto se le cose stanno funzionando: quante ore al mese servono ancora per chiudere la posizione finanziaria, quanto si discosta la cassa prevista da quella reale nelle ultime otto settimane, quanto l’aging dei crediti si concentra sugli stessi nominativi. Il secondo conta più degli altri due, perché dice se il modello previsionale sta imparando.
La tesoreria aziendale non lavora isolata. I dati contabili arrivano dal gestionale, e il modo in cui è impostato l’ERP che alimenta la contabilità incide sulla qualità dello scadenzario di partenza; sul fronte normativo, il quadro dei servizi di pagamento su cui si appoggiano i collegamenti bancari è descritto dalla Banca d’Italia in materia di PSD2. Quando il nodo riguarda il presidio commerciale dei crediti, il collegamento naturale è invece con la gestione commerciale su CRM.
Domande frequenti
I dati bancari si aggiornano da soli?
Il collegamento passa da provider di open banking secondo la normativa PSD2, con un aggiornamento che di norma sta nell’ordine di poche ore. Alcuni conti particolari non espongono i movimenti in automatico e richiedono un caricamento periodico: è un aspetto da verificare banca per banca durante l’analisi.
Occorre cambiare gestionale?
No. La piattaforma si affianca all’ERP già in uso e ne recupera i dati contabili tramite connettori o import programmati.
Come funziona la tesoreria aziendale nei gruppi con più società?
La vista consolidata mostra la liquidità complessiva e permette di scendere al dettaglio per singola società, conto o banca. Restano separabili i rami di attività che non ha senso aggregare, purché il perimetro venga definito in analisi.
Quanto tempo serve per vedere i primi risultati?
La visibilità sui saldi è la parte più rapida. La previsione richiede più tempo, perché dipende dalla qualità dello scadenzario e dalla definizione delle categorie: sono le due attività su cui si concentra l’analisi iniziale.
Parliamone
Prima di guardare la demo di una piattaforma di tesoreria aziendale conviene misurare due dati che l’azienda ha già in casa: quante ore al mese vanno via per ricostruire la posizione finanziaria e di quanto quella ricostruzione si discosta abitualmente dalla cassa reale. Due numeri come questi dicono in mezz’ora se il tema merita un progetto.
Se desidera approfondire il tema o valutare la situazione della sua azienda, può compilare la form in fondo alla pagina oppure scrivere a support@aesir-tech.it: prenotiamo una consulenza gratuita e partiamo dai suoi numeri