Il giorno della consegna l’auto è pronta nel piazzale e il cliente arriva alle cinque. Alle quattro e mezza qualcuno si accorge che manca una firma sull’ordine di lavoro del post vendita. Il titolare è fuori sede, l’addetto stampa il documento, lo fotografa, lo invia via messaggio e attende. La consegna slitta al giorno dopo per un foglio. Chi lavora in concessionaria riconosce la scena, ed è la ragione per cui la gestione documentale per concessionari non è un tema da ufficio archivio.
In una concessionaria il documento non viaggia mai da solo. Un contratto di vendita si accompagna a documento d’identità, permuta, pratica di finanziamento, ordine alla casa madre, dichiarazione di conformità, passaggio di proprietà, garanzia. Ogni elemento arriva da una persona diversa, in un momento diverso, spesso per posta elettronica o su carta. Finché i volumi restano contenuti il sistema sostiene il carico, perché una persona in azienda sa dove si trova ogni documento. Poi si aggiunge una sede, cambia una persona in amministrazione, arriva un controllo che chiede la documentazione di una vendita di due anni prima, e diventa evidente quanta parte di quel processo vivesse nella memoria di chi lo gestiva.
L’archivio esiste già: manca il collegamento con il processo
Quasi tutte le concessionarie hanno già un archivio: cartelle di rete ordinate per anno e per cliente, un gestionale di settore che contiene le pratiche, caselle di posta attraverso cui transita il resto. Il documento esiste. Manca il legame tra il documento e il flusso di lavoro che lo riguarda: chi deve firmarlo, entro quando, cosa accade se non arriva, chi si accorge dell’assenza.
Le conseguenze emergono nei punti di passaggio. Una pratica ferma in attesa di una firma che nessuno ha sollecitato. Un documento chiesto due volte allo stesso cliente, perché il primo invio era rimasto nella casella di un collega. Una consegna rinviata perché il finanziamento non risulta approvato, mentre l’approvazione era arrivata giorni prima. Nessuna di queste inefficienze compare in un report, e i clienti le leggono come lentezza.
La piattaforma mostra il proprio valore pieno quando i volumi crescono, quando le sedi diventano più di una, quando sullo stesso documento intervengono cinque persone invece di due, oppure quando l’azienda deve poter dimostrare a distanza di anni chi ha approvato cosa e in quale data. Un indicatore semplice aiuta a valutare dove ci si trova: se per sapere a che punto è una pratica occorre telefonare a qualcuno, il processo non è tracciato; se occorre telefonare a due persone diverse, il problema è già organizzativo.
Gestione documentale per concessionari: due mestieri sotto lo stesso nome
ARXivar è una piattaforma documentale sul mercato da oltre vent’anni, e viene presentata di solito per la parte di archiviazione. La componente che cambia il lavoro quotidiano è un’altra.
Come sistema di gestione documentale, o DMS, governa fascicoli, metadati, versioni, permessi, ricerca e conservazione a norma: porta ordine in quello che esiste già.
Come motore di processo, o BPM, disegna i flussi approvativi, assegna le attività, presidia le scadenze e mostra dove il lavoro si è fermato: attiva le persone.
La differenza pratica è netta: il primo dice dove si trova un documento; il secondo, a che punto è una pratica e chi la sta trattenendo. C’è poi una funzione che in fase di valutazione riceve poca attenzione e si rivela tra le più usate: partire da un modello in Word o Excel e generare il PDF definitivo, già profilato e depositato nel fascicolo corretto. Scompare il passaggio in cui un addetto compila un documento a mano, lo salva con un nome proprio e lo dimentica sul desktop.
Il gestionale funzionava, la firma no: il caso di un gruppo con più sedi
Un gruppo di concessionarie con più sedi ci ha contattati chiedendo un software nuovo. L’analisi ha restituito l’opposto: il gestionale di settore in uso copriva già preventivo, contratto, ordini di lavoro in officina e dialogo con la casa madre, e sostituirlo avrebbe significato ricostruire da zero integrazioni funzionanti. Il punto di rottura stava altrove. Le firme erano ancora manuali, gli ordini di lavoro del post vendita venivano stampati e fatti firmare al banco, la contabilità era gestita su un terzo sistema.
La proposta ha collocato la piattaforma documentale al centro del flusso: archiviazione e firma elettronica collegate al gestionale di settore, ordini di lavoro firmati direttamente al banco dell’officina, fascicoli di vendita consultabili da ogni sede con contratto, consensi e permute nello stesso punto. La contabilità, gestita fino ad allora su un terzo sistema, è entrata nel perimetro della piattaforma in una fase successiva, quando il flusso di firma era già a regime. Il cliente ha potuto verificare il risultato in poche settimane, misurando i giorni di attraversamento delle pratiche prima e dopo.
La firma elettronica è una scelta giuridica, prima che tecnica
È il punto in cui la maggior parte dei processi si interrompe. Un contratto da stampare, firmare, scansionare e rispedire introduce un’attesa che dipende dalla presenza fisica delle persone. Se il cliente è in officina, se il titolare è fuori sede, se il documento deve passare anche dall’amministrazione, i giorni si sommano.
Le piattaforme documentali si integrano con i tre tipi di firma previsti dal legislatore italiano: semplice, avanzata e qualificata. La distinzione ha conseguenze pratiche. La firma semplice non richiede dotazioni particolari da parte del cliente, basta un collegamento, con la possibilità di aggiungere un codice monouso inviato via SMS. L’avanzata prevede una forma di riconoscimento del firmatario, la qualificata richiede requisiti ulteriori. Quale usare dipende dal documento e si decide con chi in azienda segue gli aspetti legali, perché la differenza fra le tre è probatoria prima che tecnica: la scelta corretta conferisce al documento firmato pieno valore in un’eventuale contestazione.
Digitalizzare tutto insieme è il modo più sicuro di non digitalizzare nulla
Un progetto di gestione documentale per concessionari ha una caratteristica che lo distingue da un progetto gestionale: non deve essere completo per risultare utile. Si può avviare il progetto da un singolo flusso, quello che oggi genera più attriti, portarlo a regime e passare al successivo. La logica low-code serve esattamente a questo: modificare un processo non richiede uno sviluppo, quindi il primo disegno non deve essere perfetto.
| Fase del progetto | Che cosa avviene | Chi è coinvolto |
|---|---|---|
| Analisi dei flussi | Ricostruzione di come i documenti attraversano l’azienda, passaggi informali compresi | Chi lavora sul processo, con il consulente |
| Classificazione | Definizione di fascicoli e metadati con chi userà il sistema | Vendita, post vendita, amministrazione |
| Primo flusso a regime | Configurazione del processo scelto, firma elettronica inclusa | Il fornitore, con un referente interno |
| Integrazione con il gestionale | Collegamento con anagrafiche e pratiche, senza doppi inserimenti | Chi configura documentale e gestionale |
| Estensione | Ciclo passivo, conservazione a norma, archiviazione delle PEC | Le stesse persone, sui flussi successivi |
Nessun processo sopravvive intatto al contatto con l’operatività. Il flusso definito in analisi cambia dopo tre settimane di utilizzo, ed è fisiologico, a condizione che modificarlo richieda ore e non mesi. Nelle concessionarie il punto di partenza più frequente è il ciclo passivo oppure i contratti di vendita, perché sono i due flussi in cui il ritorno emerge prima. Conservazione digitale e archiviazione delle PEC arrivano dopo, quando l’impianto ha già dimostrato di funzionare.
Gestione documentale per concessionari: le domande da porre prima di iniziare
Cinque risposte pesano sulla riuscita del progetto più della piattaforma scelta, e conviene affrontarle prima di valutare una demo.
- Quale processo genera oggi più solleciti e più telefonate di verifica.
- Quante persone intervengono sullo stesso documento prima che la pratica si chiuda.
- Quanti giorni passano in media tra il primo e l’ultimo passaggio di quel processo.
- Quali metadati serviranno effettivamente per ritrovare un documento a distanza di anni, e chi li compilerà.
- Come si integrerà la piattaforma con il gestionale in uso, per non inserire due volte le stesse informazioni.
Le prime tre si ricavano in mezza giornata parlando con chi lavora sul processo. Le altre due richiedono una verifica tecnica, ed è la parte che conviene richiedere per iscritto a qualunque fornitore.
Gestione documentale per concessionari: cosa determina la riuscita
La configurazione tecnica è la parte prevedibile. Le difficoltà stanno altrove, e sono tre.
La classificazione viene prima di tutto: con metadati troppo pochi le ricerche non restituiscono nulla, con troppi nessuno li compila. La decisione va presa con chi utilizzerà il sistema, non in sala riunioni. Segue l’integrazione con il gestionale, perché un documentale separato dal sistema in cui risiedono anagrafiche e pratiche impone il doppio inserimento, ed è il modo più rapido per farlo abbandonare. Restano le abitudini: un flusso approvativo digitale funziona quando le persone smettono di gestire lo stesso passaggio via posta elettronica, e questo dipende dalla chiarezza delle regole più che dal software.
Nei progetti documentali che seguiamo la fase più impegnativa è la ricostruzione di come le informazioni attraversano oggi l’azienda, compresi i passaggi informali che nessuno ha mai messo per iscritto. Sono quelli a determinare se il flusso disegnato sosterrà l’uso quotidiano.
Sull’integrazione Aesir Srl porta un vantaggio verificabile: siamo Gold Partner NTS Informatica e Advanced Partner Ydea: documentale e gestionale li integriamo con le stesse persone che li configurano. I documenti conservati restano nei nostri datacenter Tier IV di proprietà in Unione Europea con replica, in un perimetro certificato ISO 9001, 27001, 27017 e 27018, e la gestione dei sistemi rientra nello stesso contratto perché operiamo come MSP e MSSP.
La gestione documentale per concessionari si lega al gestionale, perché anagrafiche e pratiche nascono lì: su questo il confronto utile è con l’ERP Business Experience. Quando i documenti si spostano su infrastruttura gestita la valutazione comprende anche il modello di IT gestito a canone. Le regole sulla conservazione a norma sono pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Domande frequenti
Occorre sostituire il gestionale della concessionaria?
No, il gestionale di settore resta al suo posto: la piattaforma documentale si affianca e ne recupera anagrafiche e riferimenti. L’integrazione va verificata tecnicamente prima di definire il perimetro.
Quali tipi di firma elettronica sono supportati?
Semplice, avanzata e qualificata, i tre tipi previsti dal legislatore italiano. La scelta dipende dal documento e va condivisa con chi segue gli aspetti legali dell’azienda.
Da quale processo inizia la gestione documentale per concessionari?
Da quello che genera più attriti e più solleciti, non da quello più semplice da configurare. Nelle concessionarie si tratta di norma del ciclo passivo o dei contratti di vendita.
Si possono gestire i solleciti in automatico?
Sì, il motore di processo presidia scadenze e notifiche. Va deciso in analisi quali solleciti automatizzare e quali lasciare a una persona, perché non tutti i clienti reagiscono allo stesso modo a un promemoria automatico.
Parliamone
Nel valutare un progetto di gestione documentale per concessionari il punto di partenza più utile è scegliere un processo e misurare le tre grandezze indicate sopra: persone coinvolte, passaggi via posta elettronica, giorni tra il primo e l’ultimo passaggio. Un numero, anche approssimativo, cambia la conversazione con qualunque fornitore.
Se desidera approfondire il tema o valutare la situazione della sua azienda, può compilare la form in fondo alla pagina oppure scrivere a support@aesir-tech.it: prenotiamo una consulenza gratuita e partiamo dai suoi numeri