Nelle imprese che incassano a cadenza trimestrale i due mesi senza incassi sono il punto in cui la liquidità si assottiglia prima che qualcuno se ne accorga. Il saldo di banca resta positivo, il piano finanziario approvato dagli organi amministrativi indica un anno in equilibrio, e intanto la settimana in cui l’esposizione tocca il minimo passa senza essere osservata. La previsione di cassa a 13 settimane copre esattamente quella distanza: i tre mesi entro cui una decisione può ancora cambiare l’esito.
Il piano a dodici mesi risponde a un obbligo, la cassa a una scadenza
Il piano finanziario annuale documenta la sostenibilità del debito richiesta dal Codice della crisi d’impresa e confluisce in un documento approvato dal consiglio. Orizzonte lungo, granularità mensile, funzione dimostrativa.
La responsabile finanziaria di una multiutility a partecipazione pubblica lo ha descritto in una call con una formula che vale come diagnosi. Il piano a dodici mesi lo chiede la norma. La proiezione che utilizza ogni settimana è quella a tre o quattro mesi. Quel foglio veniva aggiornato una volta al mese, all’inizio del mese successivo, e il confronto tra previsto e realizzato risultava faticoso. Con questa frequenza il dato arriva quando la decisione è già stata presa. La stessa azienda incassa a trimestre: nei due mesi senza fatturazione la linea di liquidità scende, e la discesa è regolare quanto invisibile su una griglia mensile.
Che cosa contiene una previsione di cassa a 13 settimane?
È una proiezione settimanale di incassi e pagamenti sui tre mesi successivi, costruita su fatture già aperte, scadenze contrattuali ricorrenti e stime di periodo.
Prima di parlare di strumenti conviene separare due piani. Il metodo è la griglia settimanale e la disciplina di aggiornarla: si può tenere anche su un foglio di calcolo, a costo di un lavoro manuale che quasi nessun ufficio sostiene per più di due mesi. La piattaforma serve a far arrivare i dati da sola, dalle banche e dal gestionale. Tutto quello che segue riguarda il metodo; le funzioni citate spiegano come si mantiene aggiornato.
La griglia delle categorie resta quella della tesoreria corrente, ma il passo settimanale cambia il tipo di domanda a cui il numero risponde. Su base mensile un’uscita concentrata il 20 e un incasso atteso il 28 si compensano e scompaiono. Su base settimanale restano entrambi visibili, e con loro la settimana in cui il conto scende sotto la soglia di sicurezza.
Sotto le tredici settimane si colloca la vista giornaliera: saldo di apertura ed esposizione di fine giornata per singolo conto, con la possibilità di spostare una data di pagamento o il conto di addebito e osservarne subito l’effetto. Sopra, il piano mensile a dodici mesi.
| Orizzonte | Domanda a cui risponde | Chi lo legge |
|---|---|---|
| Giornaliero | Quale conto va in esposizione oggi e quale pagamento conviene spostare | Tesoreria operativa |
| 13 settimane | In quale settimana la liquidità tocca il minimo e con quale margine | Direzione amministrativa e CFO |
| Dodici mesi | Se il debito è sostenibile e a quali condizioni | Consiglio di amministrazione e banche |
Come si mette a previsione un impegno certo prima che arrivi la fattura?
Si inserisce una voce di budget nella categoria corrispondente: all’arrivo della fattura la voce si completa con l’importo reale invece di sommarsi alla stima iniziale.
È il dubbio più frequente nelle valutazioni, e ha una radice concreta. Chi ha gestito la cassa su foglio di calcolo ha imparato che una previsione ricorrente e la fattura successiva generano due righe. Qualcuno deve ricordarsi di cancellarne una. Su una piattaforma di tesoreria la voce previsionale attraversa tre stati leggibili a colpo d’occhio: tratteggiata finché resta una voce di budget, piena e chiara quando esiste una fattura aperta, piena e scura quando il movimento è transitato in banca. Accanto all’importo compare l’indicatore di completamento, che dice quanta parte della stima è già diventata documento.
Il meccanismo apre la strada alle voci prive di un ciclo fatture regolare. In una società a partecipazione pubblica i certificati di pagamento arrivano prima della fattura e vengono saldati a pochissimi giorni di distanza. Entrano a previsione su una media storica. Si riempiono quando il documento si materializza. Le stime nascono da un importo ricorrente, dalla media degli ultimi tre, sei o dodici mesi, oppure dallo stesso mese dell’anno precedente con una variazione applicata.
Il ciclo passivo pone un problema di tempi. Una fattura fornitore non registrata in contabilità non produce scadenza, e la previsione di cassa a 13 settimane resta incompleta per una ragione che non ha nulla di tecnico: l’ufficio amministrativo è in arretrato. In un’azienda vitivinicola con acquisti dall’estero, autofatture e reverse charge la responsabile lo ha riconosciuto senza perifrasi. Il collegamento al cassetto fiscale recupera le scadenze senza attendere la registrazione, rinunciando però al ritorno della registrazione contabile nel gestionale: una scelta da compiere consapevolmente.
Finanziamenti, leasing e linee di credito nella previsione di cassa a 13 settimane
Mutui, leasing, finanziamenti infragruppo e noleggi hanno scadenze certe e importi noti, e nella maggior parte delle aziende vivono in un file a parte che aggiorna una sola persona. Tenerli fuori dalla previsione di cassa a 13 settimane significa lavorare su una curva che ignora le uscite più prevedibili di tutte.
Sulle tredici settimane serve una sola informazione per ciascun contratto: quale rata cade in quale settimana e quanto pesa. Un modulo dedicato ai finanziamenti la ricava dai piani di ammortamento, che mostrano mese per mese quota capitale, quota interessi e capitale residuo. Per i tassi variabili si impostano il margine e l’indice Euribor, con ricalcolo giornaliero degli interessi, così la rata che entra in previsione è quella aggiornata e non quella del piano originario. Un’azienda con una decina di finanziamenti e tre linee di credito attive ottiene in una schermata ciò che prima richiedeva la riconciliazione di altrettanti file. La verifica incrociata sulla posizione verso il sistema bancario resta possibile attraverso la Centrale dei Rischi di Banca d’Italia.
Accanto al saldo contabile compare il saldo disponibile, che somma autoliquidanti e aperture di credito per cassa. La distanza fra i due numeri misura lo spazio di manovra reale, e il monitoraggio per singolo castelletto indica quanto plafond risulta occupato presso ciascun istituto. Stipendi, contributi e F24 entrano con la stessa logica, come scadenza fissa ricorrente inserita una volta sola.
Il caso: un consorzio che incassava sempre dopo la scadenza
Un consorzio di acquisto incassa dai propri consorziati e paga i fornitori a breve, nel mese o a trenta giorni. Sulla carta la cassa è in equilibrio. Nei fatti i consorziati pagano con bonifico e molti arrivano con dieci o quindici giorni di ritardo. Il fenomeno ha una regolarità sufficiente a escludere l’incidente e una variabilità sufficiente a rendere inutile la stima a mano.
Il responsabile amministrativo aveva già considerato l’ipotesi di calcolare il tempo medio di incasso consorziato per consorziato e l’aveva accantonata. Con circa millecinquecento fatture emesse in un anno, mantenere aggiornato quel dato per ogni controparte è un lavoro che nessun ufficio sostiene.
Nella previsione di cassa a 13 settimane il ritardo medio viene calcolato dalla piattaforma sullo storico dei pagamenti di ciascun cliente e sommato alla scadenza naturale della fattura. Ne esce una seconda curva accanto a quella costruita sullo scadenzario. Le due non coincidono, e la distanza fra loro misura quanto la previsione a scadenzario sia ottimista. La direzione ha iniziato a programmare le uscite sulla curva prudente, tenendo quella a scadenzario come limite superiore.
Insight: il salto di qualità non arriva dal numero di dati caricati. Arriva il giorno in cui la data di scadenza smette di essere usata come data di incasso, e al suo posto entra il comportamento reale del cliente.
Che cosa verificare prima di costruire la prima previsione di cassa a 13 settimane
- Quali conti correnti alimentano la proiezione e con quale frequenza si aggiornano: la connessione via PSD2 restituisce i movimenti da una a quattro volte al giorno secondo l’istituto. Le credenziali vanno rinnovate ogni sei mesi.
- Se le fatture passive arrivano dal gestionale o dal cassetto fiscale, e quale delle due strade riporta la scrittura contabile a destinazione.
- Dove risiedono oggi i piani di ammortamento di mutui e leasing, e chi li aggiorna quando l’indice si muove.
- Quali uscite fisse non hanno un documento a monte e vanno inserite come scadenza ricorrente: stipendi, contributi, F24, canoni.
- Quale ritardo medio emerge dallo storico per singolo cliente, non come media aziendale.
- In quale riunione settimanale la proiezione viene letta e chi la porta.
Domande ricorrenti in fase di valutazione
In quanto tempo la previsione di cassa a 13 settimane diventa attendibile?
Il caricamento iniziale della previsione di cassa a 13 settimane richiede tipicamente due o tre settimane, tra collegamento dei conti, importazione dello scadenzario e mappatura delle categorie. L’attendibilità cresce con il primo confronto tra previsto e realizzato, alla chiusura del mese successivo. Da quel momento le stime si correggono sul comportamento osservato invece che sulle attese.
Che cosa si esporta per revisori e controllo di gestione?
I dati filtrati per categoria o per singola banca escono in Excel, mentre dashboard e grafici si esportano in PDF per la documentazione allegata agli organi amministrativi. Le distinte di pagamento vengono generate in formato SEPA XML.
Come convive la piattaforma di tesoreria con il gestionale?
Il gestionale resta il sistema di riferimento per contabilità, ciclo attivo e ciclo passivo; la piattaforma di tesoreria si affianca specializzandosi su liquidità, proiezioni e pagamenti. Aesir è Gold Partner di NTS Informatica per Business Experience, e con gli altri gestionali si utilizzano i connettori disponibili oppure si costruiscono.
Parliamone
La domanda da cui partire non riguarda la previsione di cassa a 13 settimane come strumento, ma quale decisione l’azienda vuole poter prendere con quattro settimane di anticipo invece che a consuntivo. Rinviare un investimento, negoziare una dilazione, chiedere un anticipo su fatture prima che la banca lo consideri un’urgenza. Il punto di partenza tipico è l’analisi dei fogli di cassa in uso, che raccontano già dove il processo si interrompe. Sulla struttura complessiva del processo resta utile l’articolo dedicato alla tesoreria aziendale e alla previsione di cassa, mentre il legame con gli obblighi societari è trattato negli adeguati assetti organizzativi.
Aesir Srl affianca le direzioni amministrative nella costruzione della prima previsione di cassa a 13 settimane e nel collegamento fra banche, gestionale e piano dei conti. Le piattaforme selezionate trattano i dati in datacenter europei, con certificazioni della famiglia ISO/IEC 27001 e requisiti in linea con NIS2. Sono gli stessi standard applicati alla nostra infrastruttura, ospitata in datacenter Tier IV in Unione Europea con replica.
Se desidera approfondire il tema o valutare la situazione della sua azienda, può compilare la form in fondo alla pagina oppure scrivere a support@aesir-tech.it: prenotiamo una consulenza gratuita e partiamo dai suoi numeri.