Soluzioni Documentali: Gestione Sicura e Automatica dei Documenti Aziendali
Aesir offre soluzioni documentali innovative e sicure, pensate per aziende che desiderano migliorare l’organizzazione, la sicurezza e la tracciabilità dei propri documenti aziendali. Grazie a una piattaforma integrata e modulare, potrai gestire ogni fase del ciclo di vita dei tuoi documenti, dalla creazione alla conservazione, fino alla firma elettronica e alla condivisione sicura. Le nostre soluzioni sono ideali per aziende di ogni settore che puntano a digitalizzare e automatizzare i processi documentali.
Archiviazione centralizzata e sicura
Conserva i tuoi documenti in un archivio digitale centralizzato, garantendo l’accesso controllato e la sicurezza dei dati sensibili.
Conformità normativa
Le nostre soluzioni sono conformi alle normative italiane ed europee sulla gestione elettronica dei documenti e sulla firma digitale, garantendo la piena validità legale.
Gestione completa del ciclo di vita del documento
Automatizza l’intero processo documentale, dalla creazione alla firma elettronica, semplificando le attività amministrative.
Accesso remoto e tracciabilità
Accedi ai documenti ovunque e in qualsiasi momento, con la possibilità di monitorare le modifiche e le revisioni in tempo reale.
Software di Gestione Documentale
La nostra soluzione di gestione documentale consente di archiviare, organizzare e consultare tutti i documenti aziendali in un unico ambiente digitale sicuro e accessibile. Attraverso una piattaforma intuitiva, potrai gestire con semplicità il flusso dei tuoi documenti, migliorando la produttività e riducendo i tempi di ricerca e gestione delle pratiche.
- Archiviazione e Ricerca Avanzata: Centralizza l’archiviazione di tutti i documenti aziendali, dai contratti alle fatture, e trova rapidamente le informazioni con strumenti di ricerca avanzati basati su metadati e parole chiave.
- Gestione delle Versioni: Monitora e gestisci tutte le versioni di un documento, assicurando che ogni modifica sia tracciata e facilmente recuperabile in caso di necessità.
- Controllo degli Accessi: Definisci permessi specifici per ogni utente o gruppo, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere o modificare determinati documenti.
- Integrazione con Sistemi Esistenti: Le nostre soluzioni di gestione documentale si integrano facilmente con i sistemi ERP, CRM e altre piattaforme già in uso, migliorando il flusso di lavoro senza dover rivoluzionare l’infrastruttura IT esistente.
Questa soluzione è ideale per aziende che vogliono ridurre l’uso della carta, digitalizzare i propri processi e mantenere un controllo completo sui propri documenti.
Firma Elettronica e Firma Digitale
Un componente fondamentale della gestione documentale moderna è l’utilizzo della firma elettronica, che consente di snellire e accelerare i processi di approvazione e validazione legale dei documenti. La nostra soluzione documentale integra un sistema di firma elettronica avanzata che ti permette di firmare e validare i documenti in modo sicuro e conforme alla normativa vigente.
- Firma Elettronica Avanzata: Garantisce la validità legale dei documenti firmati digitalmente, conformemente alle normative eIDAS (Regolamento UE 910/2014).
- Firma Digitale con Valore Legale: Attraverso la firma digitale, puoi firmare contratti, ordini e altri documenti ufficiali direttamente dalla piattaforma documentale, senza la necessità di documenti cartacei.
- Flussi di Approvazione Automatica: Automatizza il processo di raccolta delle firme con workflow predefiniti, riducendo i tempi di approvazione e migliorando l’efficienza del team.
- Audit e Tracciabilità: Ogni firma e modifica effettuata su un documento è tracciata, garantendo trasparenza e la possibilità di verificare tutte le operazioni effettuate.
Grazie alla firma elettronica e digitale, le tue pratiche diventano più rapide e sicure, eliminando la necessità di archiviare e trasportare documenti cartacei.
Conservazione Digitale e Conformità Normativa
Le nostre soluzioni documentali sono progettate per garantire la piena conformità alle normative italiane ed europee in materia di conservazione elettronica e gestione dei documenti. L’intero processo di archiviazione e conservazione è automatizzato, con sistemi sicuri e certificati che assicurano l’integrità e l’accessibilità dei documenti a lungo termine.
- Conservazione Sostitutiva: I documenti archiviati digitalmente rispettano tutti i requisiti legali, permettendo la conservazione a norma senza l’obbligo di conservare copie cartacee.
- Integrazione con i Sistemi Fiscali: La soluzione supporta la conservazione di fatture elettroniche e altri documenti fiscali, garantendo il rispetto delle normative relative alla conservazione sostitutiva.
- Certificazioni di Sicurezza: I nostri sistemi sono certificati e garantiscono la protezione dei dati sensibili, offrendo un elevato livello di sicurezza contro accessi non autorizzati e perdite di dati.
Conservare digitalmente i documenti non solo riduce i costi, ma assicura anche una gestione più efficiente e sicura della documentazione aziendale.