Nei gruppi con una holding, una subholding che accentra la finanza e una decina di società operative, la posizione di cassa del lunedì si ricostruisce ancora, in molti casi, a mano. La base è un foglio di calcolo alimentato con gli estratti di cinque o sei banche. Il totale che ne esce torna, ma non indica quanta parte della cassa si possa usare. Dentro ci sono i conti delle società appena acquisite, aperti in attesa della fusione, e conti vincolati su cui transitano somme incassate per conto di terzi. La tesoreria di gruppo comincia da qui: separare la cassa che il gruppo può usare dalla liquidità che transita sui suoi conti senza essere disponibile.
Tesoreria di gruppo: il consolidato si costruisce per società, non per conto
In una piattaforma di tesoreria il consolidamento aggrega società intere: ogni entità porta con sé i propri conti, e il perimetro si decide società per società.
Il principio sembra tecnico e ha conseguenze organizzative immediate. Ogni società del gruppo diventa un’entità con le proprie banche, le proprie categorie e il proprio saldo di apertura e di chiusura del mese. Il consolidato fa da capogruppo: somma le entità scelte e permette di scendere al dettaglio della singola società, del singolo conto o della singola banca. I consolidamenti possono essere più d’uno, per esempio uno per ramo di attività e uno per l’intero gruppo, e nella piattaforma che adottiamo nei progetti non richiedono un abbonamento aggiuntivo.
La decisione che pesa di più riguarda il numero di entità, prima ancora dei consolidati. Un gruppo che acquisisce e fonde società ogni anno cambia forma più spesso di quanto cambino i suoi conti. Se ogni società appena entrata diventa un’entità a sé, il quadro si frammenta, e ogni nuova entità va collegata, autorizzata e poi chiusa alla fusione. Le strade praticabili sono tre: attendere la fusione per le società destinate a sparire, raggruppare più società sotto un’unica entità per linea di attività, oppure ampliare il perimetro quando il gruppo cresce. La scelta ha anche un risvolto contrattuale, perché ogni entità collegata rientra nel perimetro dell’abbonamento.
Chi vede che cosa nella cassa consolidata
Nella tesoreria di gruppo la consultazione si concede per società intera. Un utente vede tutti i conti di un’entità oppure nessuno, e non esiste un filtro sul singolo conto. Un consolidato resta visibile soltanto a chi lo crea, finché non invita altri utenti. Sui pagamenti la granularità è maggiore: ogni utente può avere limiti propri, e a un profilo operativo si può togliere del tutto l’area di tesoreria.
Conviene definire i permessi di accesso in fase di analisi. Nei gruppi con soci di famiglia, o con amministratori diversi per ciascuna società, la domanda su chi possa leggere quali saldi arriva sempre, e di solito arriva tardi.
Liquidità del gruppo e fondi che transitano per conto di terzi
Nei gruppi che incassano per conto di terzi, una quota della liquidità visibile sui conti non è disponibile: va separata dalla cassa operativa e prevista a parte.
«Questa liquidità è lì, ma non è nostra.» Con questa frase il direttore finanziario di un gruppo di servizi ha descritto i conti separati per legge su cui transitano somme incassate per conto di altri soggetti. Sommarle alla cassa del gruppo produce un saldo che invita a pagare con denaro destinato a essere girato. Escluderle dal quadro produce l’errore opposto, perché anche quei conti hanno scadenze, entrate e uscite da prevedere.
Il consolidamento dei saldi somma società intere. La gestione dei conti dedicati, invece, isola i conti che hanno una destinazione vincolata. È il caso di un sottoconto riservato agli incassi della pubblica amministrazione per la tracciabilità, di un conto da cui si pagano fornitori per conto dei clienti, di un deposito di terzi.
Quando i conti dedicati appartengono a più società del gruppo, la strada verificata è un’entità costruita solo per loro, con una previsione propria. Nella configurazione adottata ogni conto è collegato a una sola entità. Spostato in quella dedicata, esce dalla vista della società di origine e dal consolidato operativo, e resta leggibile in un consolidato a parte. La tesoreria di gruppo diventa così leggibile su due piani, la cassa disponibile e la liquidità in transito, ciascuno con le sue tredici settimane davanti. Il metodo per costruire le due previsioni è lo stesso descritto nella previsione di cassa a 13 settimane.
Un gruppo che acquisisce società ogni anno
Una holding controlla una subholding che accentra la finanza, e sotto di lei ruotano fra dieci e venti società operative. Le acquisizioni sono tre o quattro l’anno, e altrettante le fusioni. Ogni società acquisita resta autonoma per sei-nove mesi prima di confluire nella capogruppo, con i propri home banking e i propri utenti. I conti ereditati restano aperti per circa un anno, perché i clienti continuano a pagare sulle coordinate che conoscono. La tesoreria di gruppo si seguiva su un foglio di calcolo costruito per leggere codici ABI e causali.
Persone diverse, con accessi diversi, scaricavano i movimenti dei conti ereditati e li giravano alla sede: il cliente ha definito il processo macchinoso, anche con volumi contenuti. Il rischio più serio, però, stava nei conti vincolati, mescolati agli altri nello stesso foglio.
Che cosa ha cambiato il collegamento
Il collegamento alla piattaforma è partito dall’open banking, attivato dal cliente in autonomia sulla maggior parte degli istituti. Le banche minori, prive di collegamento diretto, sono entrate come banche passive sotto una banca attiva già abilitata al flusso automatico. Durante il progetto un conto collegato ha smesso di aggiornarsi. Il direttore finanziario ha individuato subito la causa: la sua società era fuori dal perimetro contrattuale, e il problema non era tecnico. Da lì è nata la decisione di ridisegnare le entità, raggruppando le società per linea di attività invece di collegarle una a una. Nello stesso disegno i conti separati per legge vanno in un’entità dedicata. Con questa impostazione il saldo operativo del gruppo esclude per costruzione le somme di terzi, che restano visibili, con le loro scadenze, nel consolidato riservato ai conti vincolati.
Per i pagamenti, in attesa del collegamento bidirezionale con il gestionale, il gruppo carica sulla piattaforma i file XML delle distinte prodotte dal gestionale, al posto dei singoli home banking. Il primo bonifico di prova è partito da lì verso la banca. Il giudizio del cliente è stato netto: avere tutte le banche in un unico ambiente vale già da solo, anche con una parte del lavoro ancora manuale.
Insight: il foglio del lunedì era costruito sui conti, mentre il gruppo cambiava società per società. Con le entità disegnate per linea di attività, un’acquisizione porta i conti della nuova società dentro un’entità già esistente, senza aprire ogni volta un perimetro nuovo.
Banca attiva e banche passive nella tesoreria di gruppo
La banca attiva raccoglie ogni giorno, tramite il servizio CBI, i movimenti delle altre banche del gruppo, che diventano passive e arrivano in piattaforma con un unico flusso.
Chi ha già un servizio CBI con la banca principale conosce il meccanismo, e per portarlo in piattaforma duplica il flusso esistente. Sulla banca attiva i dati sono quelli del giorno, sulle passive quelli del giorno precedente. Una banca appena resa passiva compare in piattaforma dal giorno successivo. È anche il canale che rende possibili la riconciliazione e le scritture contabili automatiche, come spiegato nell’articolo sulla riconciliazione bancaria automatica. I pagamenti non si concentrano sulla banca attiva: continuano a partire dalle banche di ciascuna società.
Quando basta l’open banking
L’alternativa è l’open banking previsto dalla direttiva europea sui servizi di pagamento, la PSD2. Il collegamento è in sola lettura, le credenziali si inseriscono sul portale della banca e non nella piattaforma, e l’attivazione richiede una decina di minuti per istituto. In compenso la connessione va rinnovata periodicamente, le causali arrivano a volte incomplete e le distinte accorpate non mostrano il dettaglio. Con molti conti conviene la connessione bancaria diretta.
Aprire un conto presso una nuova banca attiva ha senso quando nessuno degli istituti in uso offre un servizio CBI adeguato. La scelta si fa confrontando la copertura dei circuiti, perché non tutti offrono lo stesso servizio nel ruolo di banca attiva.
| Canale | Aggiornamento dei dati | Quando conviene |
|---|---|---|
| Open banking PSD2 | Almeno giornaliero, attivazione in pochi minuti per banca | Poche banche, avvio rapido, sola consultazione |
| Banca attiva con servizio CBI | Dati del giorno sulla banca attiva, del giorno precedente sulle passive | Molti conti, riconciliazione e scritture automatiche |
| Connessione diretta per i pagamenti | Una connessione per ogni coppia di banca e società | Distinte firmate dalla piattaforma con più livelli di approvazione |
| Importazione di file CSV o Excel | Periodica, con modelli di importazione | Società appena acquisite, gestionali in dismissione |
Conti in valuta e distinte di più società
La tesoreria di gruppo gestisce i conti in valuta nella stessa vista di quelli in euro, mentre i pagamenti richiedono una connessione per ogni coppia di banca e società.
I conti in dollari o in altre valute convivono con quelli in euro nella vista consolidata. La copertura va verificata banca per banca, perché fuori dall’area SEPA i bonifici viaggiano su circuiti come SWIFT. Per i pagamenti la regola è più rigida. Ogni società ha il proprio codice SIA, e ogni coppia di banca e società richiede una connessione dedicata. I firmatari operano con autenticazione a due fattori e certificato, con uno o più livelli di approvazione.
Il collegamento con il gestionale decide quanto lavoro resta manuale. Finché lo scambio non è bidirezionale, la distinta parte dalla piattaforma ma la fattura resta aperta nel gestionale, e qualcuno deve chiuderla. Aesir è Gold Partner di NTS Informatica per Business Experience, e con gli altri gestionali si utilizzano i connettori disponibili oppure si costruiscono. Le società appena acquisite cambiano sistema entro l’anno. Per loro bastano una cartella condivisa e un modello di importazione da CSV, che portano i movimenti nel quadro di gruppo senza integrare un software destinato alla dismissione.
Sei domande sulla tesoreria di gruppo prima di collegare la prima banca
- Quali società entrano nel perimetro oggi e quali entreranno o usciranno nei prossimi dodici mesi.
- Su quali conti transitano somme di terzi e chi deve vederle separate dalla cassa disponibile.
- Quale istituto può fare da banca attiva e quali conti restano fuori dal servizio CBI.
- Chi deve consultare quali società, sapendo che la visibilità si concede per entità intera.
- Da quale sistema partono oggi le distinte, e chi le firma società per società.
- Come arrivano i movimenti delle società acquisite finché usano ancora il loro gestionale.
Aesir Srl segue progetti di tesoreria in tutta Italia e, su richieste specifiche, in Svizzera, Regno Unito e Stati Uniti, con competenze che coprono banche, gestionale e processi amministrativi. Le piattaforme che selezioniamo trattano i dati in datacenter UE, con certificazioni della famiglia ISO/IEC 27001 e requisiti in linea con NIS2: gli stessi standard che applichiamo alla nostra infrastruttura.
Le domande dei direttori finanziari di gruppo
Si possono raggruppare più società per contenere il numero di entità?
Sì. Più società possono confluire in un’unica entità per linea di attività, e i consolidamenti si costruiscono sopra le entità senza abbonamenti aggiuntivi. La scelta va fatta in analisi, perché la visibilità si concede per entità intera.
Consolidamento dei saldi e conti dedicati sono la stessa funzione?
Sono due funzioni distinte. Il consolidamento somma società intere, mentre i conti dedicati isolano la liquidità con una destinazione vincolata. Quando appartengono a più società, si raccolgono in un’entità costruita solo per loro.
La tesoreria di gruppo gestisce anche i conti in valuta?
I conti in valuta entrano nella stessa vista di quelli in euro e si leggono insieme nel consolidato. La copertura si verifica istituto per istituto, e per i bonifici fuori dall’area SEPA si utilizzano circuiti internazionali come SWIFT.
Serve aprire una banca nuova per avere la banca attiva?
Chi ha già un servizio CBI con la banca principale duplica il flusso esistente verso la piattaforma. Una banca nuova si apre quando nessun istituto in uso offre il servizio in modo adeguato.
Parliamone
Il primo segnale di una tesoreria di gruppo in ordine è un saldo consolidato in cui ogni conto ha un proprietario chiaro. Se il foglio del lunedì mescola cassa disponibile, conti in attesa di fusione e somme di terzi, collegare più banche non basta. Il lavoro utile parte dal disegno delle entità, perché da quello dipendono i permessi, i consolidati e la previsione dei conti vincolati.
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